Волочиський районний суд Хмельницької області

14 травня 2014, 13:51

У відповідності до плану роботи суду на 1 півріччя 2014 року проведено перевірку роботи працівників канцелярії в частині ведення вхідної кореспонденції та передачі документів і справ суддям та виконавцям.

Правовою підставою, що регламентує порядок опрацювання вхідної кореспонденції, є Інструкція з діловодства в місцевих загальних судах, апеляційних судах областей, апеляційних судах міст Києва та Севастополя, апеляційному суді Автономної Республіки Крим та Вищому спеціалізованому суді України з розгляду цивільних і кримінальних справ, затвердженої наказом ДСА України №173 від 17.12.2013 року (далі-Інструкція).

Відповідно до Інструкції усі документи, що надходять до суду, підлягають обов”язковій реєстрації (крім рекламних повідомлень, листівок, друкованих видань, плакатів, прейскурантів, а також документів особистогго характеру та забруднених і пошкоджених документів, зміст і реквізити яких неможливо встановити).

Перевірці підлягало дотримання наступних вимог Інструкції.:

За зверненням особи, яка подала документ до суду, на першій сторінці наданої нею копії працівник апарату суду, який прийняв документ, проставляє під текстом (а в разі відсутності такої можливості - на іншому вільному місці) штамп суду із зазначенням дати (у разі необхідності - часу) отримання документа, своєї посади, прізвища та підпису і повертає копію особі

Відповідальний працівник суду у день надходження кореспонденції перевіряє цілісність конверта (пакета), відповідність адресування, із дотриманням правил безпеки розкриває конверт (пакет), перевіряє відповідність вкладень опису (наявність додатків до документа)

Помилково доставлені до суду документи пересилаються адресату, якщо його місцезнаходження відоме, або повертаються

відправнику разом із супровідним листом за підписом керівника апарату суду або визначеної ним відповідальної особи протягом не більш як два дні.

Конверти (пакети), в яких надходять документи, приєднуються до одержаних документів. У разі одержання документів у пошкодженій упаковці, або якщо при відкритті конверта (пакета) виявлено відсутність будь-якого документа чи додатка до нього, про це складається акт у двох примірниках, один з яких надсилається відправнику, а другий додається до вхідних документів.

У разі виявлення недоліків у формуванні судової справи

канцелярія складає акт про стан справи, що надійшла до суду, та долучає його до матеріалів справи. Акт підписується трьома працівниками апарату суду, одним з яких є працівник канцелярії, затверджується керівником апарату суду та засвідчується печаткою суду "для довідок". Про складення акта робиться відмітка в реєстраційних документах.

Не підлягають реєстрації рекламні повідомлення, плакати тощо, прейскуранти, вітальні листи і запрошення, друковані видання (книги,журнали, газети, бюлетені), документи особистого характеру, а також забруднені та пошкоджені документи, зміст та реквізити яких неможливо встановити.

Додаткові документи (матеріали), що стосуються розгляду конкретної судової справи, яка перебуває у провадженні суду, у тому числі заяви про відвід, реєструються за датою, а в разі надходження в день

судового розгляду справи - також за часом їх надходження.

На першому аркуші вхідного документа у правому нижньому куті або вільному від тексту місці проставляється реєстраційний штамп (реєстраційна позначка), в якому зазначаються дата реєстрації, реєстраційний номер (та за необхідності - найменування суду) і підпис особи, яка здійснила реєстрацію документа, а в разі необхідності - і час подання документа.

Справи, скарги, інші передбачені процесуальним законодавством України процесуальні документи реєструються в АСДС у день надходження та опрацьовуються відповідальним працівником.

Внесення інформації до ОСК здійснюється відповідальним працівником суду відповідно до його

функціональних обов'язків.

На кожному провадженні у правому верхньому куті зазначаються прізвище та ініціали судді-доповідача, якому таке провадження передається.

Після завершення автоматичного розподілу судових справ (матеріалів) формуються та роздруковуються реєстри судових справ і матеріалів на кожного суддю (суддю-доповідача) окремо. Справи передаються головуючому судді (судді-доповідачу) для розгляду під підпис у реєстрі в порядку, визначеному в суді.

Після розгляду відповідними посадовими особами суду з їх резолюцією документ опрацьовується службою діловодства в АСДС, береться на контроль, після чого невідкладно передається безпосереднім виконавцям.

Враховуючи результати проведеної перевірки встановлено, що в цілому відповідальні працівники канцелярії сумлінно виконують свої обов”язки, ряд дрібних недоліків вирішено опрацювати на нараді для подальшого усунення.

Керівник апарату Кадобна Н.Л.

Здійснено перевірку роботи канцелярії суду в частині реєстрації вхідних документів, передачі справ суддям та документів їх виконавцям