Проведено перевірку ведення нарядів номенклатури справ суду

Відповідно до Плану роботи суду на 11 півріччя 2013року проведено перевірку ведення нарядів номенклатури справ суду на 2013рік.

Номенклатура справ - це систематизований перелік найменувань справ, створюваних у діловодстві суду, оформлених у відповідному порядку із зазначенням строків зберігання справ. Номенклатура справ суду погоджується експертною комісією суду та експертно-перевірною комісією архівного відділу Волочиської районної державної адміністрації і затверджується головою суду.

За складання номенклатури справ та ведення відповідає канцелярія суду за участю відповідальної особи за ведення архіву суду — старшого секретаря суду Цимбалістої І.Я.

Номенклатура справ суду призначена для групування документів у справи, їх систематизації, обліку, індексації та визначення строків зберігання (постійне чи тимчасове), а також швидкого пошуку документів за змістом. Судові справи та матеріали не належать до Номенклатури справ суду. Усі журнали суду вносяться до номенклатури справ суду. Кожна справа, включена до номенклатури, повинна мати умовне позначення арабськими цифрами - індекс. У разі наявності в справі томів (частин) індекс ставиться на кожному томі із зазначенням: т. 1, т. 2 тощо. Номенклатура справ суду складається у чотирьох примірниках, кожен з яких повинен мати гриф погодження з відповідним державним архівом.

Примірники номенклатури справ розподіляються в такому порядку:

перший (недоторканний) примірник номенклатури справ зберігається в службі діловодства суду;

другий використовується службою діловодства як робочий;

третій передається до архіву суду для контролю за формуванням справ;

четвертий надсилається до державної архівної установи, архівного відділу міської ради, у зоні обслуговування яких перебуває суд.

Під час складання номенклатури справ суду слід керуватися структурою та штатним розписом суду, номенклатурою справ суду за минулі роки.

У суді затверджено Положення про експертну комісію, а також наказом призначено склад ЕК в складі голови комісії - судді Намистюка В.П., членів комісії: керівник апарату — Кадобна Н.Л., консультант з кадрової роботи — Горбатюк Н.С., секретар суду — Чернишкова О.В., секретаря комісії - старший секретар суду — Цимбаліста І.Я.

12.12.2013 експертною комісією погоджено Номенклатуру справ суду на 2014 рік.

Проведеною перевіркою нарядів номенклатури встановлено: усі наряди знаходяться в окремих папках, ведуться описи оригіналів документів, журнали прошито, пронумеровано, скріплено печаткою та підписом голови суду. Порушень не виявлено.