ЗАСАДИ використання автоматизованої системи документообігу у Волочиському районному суді Хмельницької області

ЗАТВЕРДЖЕНО

рішенням зборів суддів Волочиського районного суду

Хмельницької області

№ 1 від 31.03.2025

ЗАСАДИ
використання автоматизованої системи документообігу у Волочиському районному суді Хмельницької області

 

І.  Загальні положення

Засади використання автоматизованої системи документообігу суду (далі - Засади) розроблено відповідно до Положення про автоматизовану систему документообігу суду (далі-Положення), затвердженого рішенням Ради суддів України 11.11.2024 року №39.

• Предмет регулювання
• Правове регулювання відносин, пов’язаних із функціонуванням автоматизованої системи документообігу суду, здійснюється цими Засадами та Положенням відповідно до законів України "Про електронні документи та електронний документообіг", "Про електронну ідентифікацію та електронні довірчі послуги", "Про інформацію", "Про доступ до публічної інформації", "Про доступ до судових рішень", "Про захист інформації в інформаційно-комунікаційних системах", "Про захист персональних даних" та інших нормативно-правових актів.
• Порядок роботи з документами, які містять інформацію з обмеженим доступом, а також державну таємницю, регулюється законодавством, що діє у цій сфері.
• Засадами не регулюється порядок ведення діловодства з питань роботи з кадрами, щодо звернень громадян та надання публічної інформації.
• Визначення термінів
• Наведені у Засадах терміни вживаються в такому значенні:

автоматизована система - сукупність комп'ютерних програм і відповідних програмно- апаратних комплексів судів та Державної судової адміністрації України (далі - ДСА України), що забезпечує функціонування документообігу суду, обіг інформації між судами різних інстанцій та спеціалізацій, передачу інформації до центральних баз даних залежно від спеціалізації судів, захист від несанкціонованого доступу тощо;

автоматизоване робоче місце - програмно-апаратний комплекс, що складається з персональної електронної обчислювальної машини та інших пристроїв, прикладного програмного забезпечення загального призначення і спеціалізованого прикладного програмного забезпечення та призначений для автоматизації діяльності користувача системи в межах його повноважень та компетенції і діє у складі автоматизованої системи документообігу суду, в тому числі для обміну інформацією з іншими автоматизованими робочими місцями та (або) іншими автоматизованими системами із застосуванням каналів зв’язку;

автор електронного документа - фізична або юридична особа, яка створила електронний документ;

адміністратор автоматизованої системи (адміністратор Єдиної судової інформаційно- телекомунікаційної системи та інших інформаційних систем і сервісів судової влади - далі ЄСІТС) - державне підприємство "Інформаційні судові системи", яке забезпечує:

технічний супровід та здійснює підтримку працездатності автоматизованої системи в цілому згідно з вимогами ЄСІТС, виконує інші функції відповідно до розпоряджень ДСА України та взятих на себе договірних зобов'язань;

сервіс обміну обліково-інформаційними картками, електронними документами суду з центральною базою даних автоматизованої системи документообігу суду у відповідності до протоколів обміну, затверджених адміністратором автоматизованої системи;

вбудований редактор текстів - функціональна частина автоматизованої системи, що надає можливість створення та налаштування шаблонів документів, а також забезпечує виготовлення процесуальних та інших документів суду на підставі цих шаблонів в інтерфейсі текстового редактора;

виконавчий документ - виконавчий лист, наказ господарського суду, судовий наказ, ухвала, постанова суду у цивільних, господарських, адміністративних справах, кримінальних провадженнях (справах) та справах про адміністративні правопорушення у випадках, передбачених законом;

електронний архів - відокремлена частина бази даних, що містить інформацію про судові справи та/або документи, передані до архіву суду, і не підлягає редагуванню

засади використання автоматизованої системи документообігу суду - це затверджені рішенням зборів суддів правила застосування Положення з урахуванням юрисдикції та інстанційності суду, норм процесуальних кодексів та законів України;

комп’ютерна програма - набір інструкцій у вигляді слів, цифр, кодів, схем, символів чи в будь-якому іншому вигляді, виражених у придатній для зчитування комп'ютером формі, які приводять його в дію для досягнення певної мети або результату;

користувач автоматизованої системи - суддя, помічник судді, працівник апарату суду, технічний адміністратор (на підставі наказу керівника апарату суду);

оригінал електронного документа суду - електронний примірник документа суду з обов’язковими реквізитами, в тому числі з електронним підписом автора або підписом, прирівняним до власноручного підпису відповідно до Закону України "Про електронну ідентифікацію та електронні довірчі послуги";

електронний примірник судового рішення - створений в АСДС електронний документ, підписаний кваліфікованим електронним підписом (далі КЕП) судді, що ухвалив таке судове рішення, в разі колегіального розгляду - кваліфікованими електронними підписами всіх суддів, що входять до складу колегії, або іншої особи, визначеної згідно з пунктом 2 розділу III Порядку ведення Єдиного державного реєстру судових рішень. Такий документ має бути ідентичним за документарною інформацією та реквізитами оригіналу судового рішення в паперовій формі

підсистема - виділений за певними ознаками модуль автоматизованої системи для вирішення конкретних завдань цієї системи, що встановлюється на кожному автоматизованому робочому місці залежно від функцій, повноважень та напрямів роботи користувача автоматизованої системи;

права користувача автоматизованої системи - сукупність дій, які користувач автоматизованої системи має право виконувати в цій системі;

провадження у судовій справі - сукупність процесуальних дій, пов'язаних із розглядом судової справи;

редагування інформації - зміна даних після їх збереження відповідним користувачем чи підписання документа КЕП;

суди - суди, які спеціалізуються на розгляді справ в порядку адміністративного, господарського, кримінального або цивільного судочинства, а також справ про адміністративні правопорушення

судова справа - позовні заяви, скарги, матеріали кримінального провадження, подання та інші передбачені законом процесуальні документи, що подаються до суду і можуть бути предметом судового розгляду, а також судові процесуальні документи, що виготовляються судом;

судове рішення - процесуальний документ, ухвалений судом (у тому числі слідчим суддею під час досудового розслідування) під час розгляду справи (матеріалів кримінального провадження) на будь-якій стадії судового провадження (ухвала, окрема ухвала, рішення, вирок, постанова, окрема думка судді, судовий наказ тощо);

реєстрація вхідної кореспонденції - фіксування в автоматизованій системі факту надходження до суду судових справ та інших документів, отриманих судом у зв’язку з виконанням ним своїх повноважень;

реєстрація вихідної кореспонденції - фіксування в автоматизованій системі надсилання судом документів, виготовлених у суді;

технічний адміністратор - особа, наділена правами адміністратора автоматизованої системи для забезпечення її технічного функціонування, яка працює безпосередньо в суді, або відповідний фахівець адміністратора автоматизованої системи, закріплений за цією судовою установою, у Волочиському районному суді Хмельницької області – головний спеціаліст (з інформаційних технологій);

постійно діюча колегія суддів - колегія суддів, що складається з основного складу та резервних суддів;

основний склад постійно діючої колегії - визначений процесуальним законодавством кількісний склад суддів, які здійснюють розгляд справи по суті;

резервний суддя (резервні судді) постійно діючої колегії - суддя (судді), який (які) залучаються на заміну судді (суддів) - члена (членів) основного складу постійно діючої колегії (за винятком головуючого, судді- доповідача) у разі неможливості останнім (останніми) здійснювати правосуддя або брати участь у розгляді (продовжувати розгляд) судових справ.

• Цілі та завдання Засад
  • Засади визначають порядок функціонування автоматизованої системи документообігу в судах (далі - автоматизована система), яка забезпечує:

реєстрацію вхідної та вихідної кореспонденції, в тому числі судових справ, етапів їх

руху;

об’єктивний та неупереджений розподіл судових справ між суддями з додержанням принципів випадковості та в хронологічному порядку надходження судових справ, з урахуванням завантаженості кожного судді (збалансованого навантаження);

визначення присяжних для судового розгляду з числа осіб, які внесені до відповідних списків;

надання фізичним та юридичним особам інформації про стан розгляду судових справ у випадках, встановлених законом;

оприлюднення передбаченої Положенням інформації для розміщення на вебсайтах судів вебпорталу "Судова влада України";

виготовлення та збереження оригіналів електронних документів суду;

централізоване зберігання оригіналів електронних документів суду та інших процесуальних документів, в тому числі електронних примірників судових рішень, виготовлених судом;

підготовку та автоматичне формування статистичних даних, узагальнюючих, аналітичних показників, отриманих на підставі внесеної до автоматизованої системи інформації;

видачу копій судових рішень, виконавчих документів на підставі наявних в автоматизованій системі даних;

автоматичне надсилання засобами електронного зв’язку оригіналів електронних документів суду (в тому числі текстів судових повісток у вигляді SМS-повідомлень) учасникам судового процесу (провадження) за їх заявками;

передачу судових справ до електронного архіву.

• Для функціонування автоматизованої системи ДСА України забезпечує:

розробку відповідних комп’ютерних програм документообігу суду за спеціалізаціями

судів;

підготовку нормативних документів щодо використання автоматизованої системи;

розробку вимог щодо захисту автоматизованої системи та інформації, що міститься у

ній;

суди технічними, фінансовими і організаційними ресурсами, необхідними для впровадження, захисту та використання автоматизованої системи;

навчання користувачів автоматизованої системи під час її впровадження та використання;

моніторинг технічного стану автоматизованої системи та захищеності її даних;

організацію технічної та інформаційної підтримки користувачів автоматизованої системи, зокрема, за допомогою відкритих вебресурсів, відповідного телефонного інформаційного центру тощо;

своєчасне реагування на проблеми технічного характеру, що виникають під час використання автоматизованої системи та про які стало відомо з повідомлень, отриманих від судів.

• Для функціонування автоматизованої системи суд забезпечує:

своєчасне внесення до автоматизованої системи достовірних даних (інформації про стан розгляду судової справи, електронних примірників судових рішень, відомостей про набрання судовим рішенням законної сили тощо) та направлення необхідних відомостей до Єдиного державного реєстру судових рішень;

своєчасне надання (позбавлення) права доступу до автоматизованої системи її користувачам;

захист інформації автоматизованої системи в суді;

своєчасне надсилання засобами електронного зв’язку оригіналів електронних документів суду (в тому числі текстів судових повісток у вигляді 8М8-повідомлень) учасникам судового процесу (провадження) за їх заявками;

інформування адміністратора автоматизованої системи та ДСА України про проблеми, що виникають під час використання автоматизованої системи.

• Особливості функціонування автоматизованої системи в судах
  • У суді використовується комп’ютерна програма комп’ютерна програма "Д-3", розроблена адміністратором автоматизованої системи для загальних судів.
  • Технічний супровід та підтримка працездатності автоматизованої системи здійснюються адміністратором автоматизованої системи на підставі укладених договорів з Територіальними управліннями ДСА України та відповідними судами.
  • Збори суддів мають визначені Засадами повноваження щодо розгляду питань стосовно порядку функціонування автоматизованої системи.

За результатами розгляду питань, зазначених в абзаці першому цього підпункту, рішенням зборів суддів затверджуються Засади використання автоматизованої системи документообігу суду і вносяться до автоматизованої системи не пізніше робочого дня, що настає після проведення цих зборів.

У разі внесення змін до Засад використання автоматизованої системи документообігу суду збори суддів новим рішенням затверджують відповідні зміни до Засад використання автоматизованої системи документообігу суду.

Засади використання автоматизованої системи документообігу суду (зі змінами та доповненнями) вносяться до автоматизованої системи та оприлюднюються на вебпорталі судової влади України не пізніше робочого дня, що настає після проведення цих зборів.

1. Порядок функціонування автоматизованої системи

Автоматизована система забезпечує автоматизацію технологічних процесів обробки інформації в суді, а саме:

реєстрацію та розподіл вхідної кореспонденції, реєстрацію вихідної кореспонденції, а також внутрішніх документів суду;

розподіл судових справ між суддями (колегіями суддів), визначення запасного судді, слідчого судді та присяжних;

взяття на контроль та здійснення контролю за виконанням вхідних та внутрішніх документів суду, інформування голови суду, керівника апарату суду та особи, відповідальної за опрацювання документа, про закінчення строків його виконання;

фіксування етапів проходження документів до їх передачі в електронний архів, а також передачі судових справ з однієї судової інстанції до іншої;

реєстрацію процесуальних дій та документів у судовій справі;

контроль за дотриманням процесуальних строків розгляду судової справи та інформування головуючого судді (судді-доповідача), голови суду про закінчення цих строків;

використання КЕП для підписання оригіналу електронного документа суду;

оперативний пошук судових справ та документів за їх реквізитами;

індексацію документів та їх контекстний пошук;

виготовлення та видачу копій судових рішень та виконавчих документів на підставі даних, що містяться в автоматизованій системі, в тому числі надсилання засобами електронного зв’язку електронних примірників судових рішень;

зберігання текстів судових рішень та інших документів, створених у автоматизованій системі;

відправку електронних примірників судових рішень до Єдиного державного реєстру судових рішень;

надання в установленому законом порядку інформації про стан розгляду судових справ;

підготовку та автоматичне формування статистичних даних, узагальнюючих, аналітичних показників, отриманих на підставі внесеної до автоматизованої системи інформації;

формування звітності суду про стан здійснення судочинства;

надсилання засобами електронного зв’язку оригіналів електронних документів суду (в тому числі текстів судових повісток у вигляді SМS-повідомлень);

передачу судових справ до електронного архіву;

надсилання оригіналів електронних документів суду до державних реєстрів та інформаційних систем інших державних органів і установ.

• Функціональні обов’язки, права користувачів автоматизованої системи
• Функціональні обов’язки, права користувачів автоматизованої системи, надання та позбавлення права доступу до неї визначаються на підставі наказів керівника апарату суду.

Налаштування автоматизованого робочого місця користувача автоматизованої системи у відповідності до функціональних обов’язків та прав доступу, визначених наказом керівника апарату суду, здійснює технічний адміністратор.

Електронні примірники наказів керівника апарату суду щодо визначення функціональних обов’язків, прав користувачів автоматизованої системи, надання та позбавлення права доступу до неї вносяться до автоматизованої системи не пізніше наступного робочого дня, що настає після їх підписання.

• Користувачі автоматизованої системи відповідно до своїх прав вносять до бази даних автоматизованої системи передбачену Засадами інформацію.
• Використання КЕП уповноваженими на це користувачами автоматизованої системи здійснюється в порядку, визначеному Законом України "Про електронну ідентифікацію та електронні довірчі послуги". Відмова користувача автоматизованої системи, уповноваженого на використання КЕП, від отримання та використання КЕП з будь-яких підстав не допускається.
• Користувачі автоматизованої системи зобов’язані виконувати вимоги Засад та забезпечувати конфіденційність інформації, яка в ній міститься.
• Персональну відповідальність за забезпечення належної організації функціонування автоматизованої системи в суді несе керівник апарату суду, а за забезпечення її належного технічного функціонування - технічний адміністратор.
• Незаконне втручання в роботу автоматизованої системи тягне відповідальність, установлену законом.
• Реєстрація вхідної і вихідної кореспонденції та етапів її руху
• Вхідна кореспонденція, в тому числі процесуальні документи, приймається і опрацьовується користувачами автоматизованої системи, яким надано доступ до автоматизованої системи відповідно до їх функціональних обов’язків, і реєструється в автоматизованій системі в день її надходження. У разі неможливості з об’єктивних причин здійснити реєстрацію вхідної кореспонденції в день її надходження, така кореспонденція реєструється в автоматизованій системі в термін, визначений у розпорядженні керівника апарату суду із зазначенням причин встановлення такого терміну.

Реєстрація клопотань щодо негласних слідчих (розшукових) дій в автоматизованій системі здійснюється у встановленому чинним законодавством порядку без розкриття відомостей про особу, стосовно якої заплановано проведення негласної слідчої (розшукової) дії, та виду цієї слідчої дії.

• На кожний вхідний, у тому числі процесуальний, документ в автоматизованій системі створюється реєстраційна картка, яка містить інформацію щодо реквізитів та руху документа. Особливості заповнення реєстраційної картки визначаються інструкцією з діловодства.

До реєстраційної картки може додаватися копія оригіналу паперового документа у вигляді вкладеного цифрового файла.

• Дата реєстрації та вхідний номер документа, що складається з номера за порядком у відповідному році та року реєстрації, формуються автоматизованою системою автоматично.
• Кожній судовій справі надається єдиний унікальний номер, який формується автоматизованою системою автоматично в суді першої інстанції, а в разі надходження заяви про визначення підсудності, поданої до пред'явлення позову, - в суді, до якого надійшла така заява. Єдиний унікальний номер залишається незмінним незалежно від проходження судової справи в інстанціях чи надходження судової справи за підсудністю з іншого суду будь-якої юрисдикції, в тому числі в разі повторного надходження судової справи після її належного оформлення, та який повинен обов'язково вказуватися судами всіх інстанцій в судовому рішенні.

Структура єдиного унікального номера судової справи є такою: код суду першої інстанцїї (три цифри) / номер судової справи за порядком у поточному році / рік реєстрації (дві цифри). Наприклад: 671/362/25.

• Автоматизованою системою може автоматично формуватися номер провадження судової справи, необхідний для діловодства суду. Цей номер може містити, зокрема, індекс, код суду, номер судової справи за порядком у поточному році, рік реєстрації, інші дані, необхідні для діловодства суду.
• Вихідний номер документа, що підлягає надсиланню, автоматично формується автоматизованою системою таким чином:

у листуванні щодо судових справ вихідний номер складається з єдиного унікального номера судової справи із зазначенням через дріб номера за порядком і через дріб - поточного року;

у листуванні щодо інших документів вихідний номер складається з номера номенклатури справ суду, в якому зберігаються матеріали, із зазначенням через дріб номера за порядком у межах кожної номенклатури і через дріб - поточного року.

• Внесення змін, видалення реєстраційних даних щодо конкретної судової справи не допускається, крім випадків, зумовлених необхідністю, що підтверджується матеріалами судової справи, виправлення технічних помилок, описок тощо. Зміни та видалення реєстраційних даних фіксуються автоматизованою системою автоматично.
• Розподіл судових справ між суддями
• Розподіл судових справ здійснюється в суді в день їх реєстрації, на підставі інформації, внесеної до автоматизованої системи, уповноваженою особою апарату суду, відповідальною за здійснення автоматизованого розподілу судових справ.
• Визначення судді або колегії суддів для розгляду конкретної справи здійснюється автоматизованою системою шляхом:

автоматизованого розподілу судових справ під час реєстрації відповідної судової справи;

пакетного автоматизованого розподілу судових справ після реєстрації певної кількості судових справ;

розподілу судових справ шляхом передачі судової справи раніше визначеному у судовій справі судді;

визначення складу суду з метою заміни судді (суддів);

повторного автоматизованого розподілу судових справ.

Збори суддів мають право визначати особливості автоматизованого розподілу судових справ у випадках, прямо передбачених Засадами.

• Не розподіляються щодо конкретного судді судові справи, що надійшли:

за два місяці до закінчення повноважень судді;

за чотирнадцять днів до початку відпустки, якщо її тривалість становить не менше чотирнадцяти календарних днів включно (за наявності наказу голови суду);

за три робочих дні до початку відпустки, якщо її тривалість становить від п’яти до тринадцяти календарних днів включно (за наявності наказу голови суду);

за один робочий день до початку відпустки, якщо її тривалість становить менше п’яти календарних днів – від одного до чотирьох календарних днів включно(за наявності наказу голови суду);

у період відпустки судді;

за один робочий день до відрядження (за три робочі дні - якщо тривалість відрядження становить більше п’яти календарних днів) та в дні перебування судді у відрядженні (за наявності наказу голови суду);

за один робочий день в разі онлайн перебування судді на навчанні, підвищенні кваліфікації, участі у семінарських заняттях, діяльності органів суддівського самоврядування тощо без відбуття у відрядження (за наявності наказу голови суду), якщо така діяльність триває від двох до п’яти днів;

за три робочихдні в разі онлайн перебування судді на навчанні, підвищенні кваліфікації, участі у семінарських заняттях, діяльності органів суддівського самоврядування тощо без відбуття у відрядження (за наявності наказу голови суду), якщо така діяльність триває більше п’яти днів (шість і більше);

у дні перебування судді на навчанні, підвищенні кваліфікації, участі у семінарських заняттях, діяльності органів суддівського самоврядування тощо без відбуття у відрядження (за наявності наказу голови суду);

під час тимчасової непрацездатності судді;

у разі призначення судді членом Вищої кваліфікаційної комісії суддів України, Вищої ради правосуддя - з моменту прийняття рішення про призначення/обрання;

під час перебування судді у нарадчій кімнаті більше 24 годин у зв’язку із розглядом кримінального провадження(в даному випадку помічник головуючого судді готує довідку на ім’я керівника апарату суду або особи, що виконує обов’язки керівника апарату суду, про даний факт перебування судді у нарадчій кімнаті, де зазначає точний час відбуття та орієнтовний час виходу судді; довідка передається до служби управління персоналом, відповідальний працівник якої вносить відповідні зміни до табеля обліку робочого часу);

в інших передбачених законом випадках, у яких суддя не може здійснювати правосуддя або брати участь у розгляді судових справ.

Якщо інше не встановлено зборами суддів, дні, у які не розподіляються щодо конкретного судді судові справи, не враховуються при розрахунку коефіцієнта навантаження судді на момент автоматизованого розподілу судової справи.

Розподіл справ за заявами про роз'яснення рішення (вироку) здійснюється у період не пізніше ніж за три дні до початку відпустки  судді, який виніс рішення (вирок).

Правила здійснення автоматизованого розподілу судових справ між суддями

• Автоматизований розподіл судових справ здійснюється в автоматизованій системі за такими правилами:

із загального списку суддів визначаються судді, які мають повноваження та відповідну спеціалізацію (за наявності) щодо розгляду судової справи на момент автоматизованого розподілу;

для суддів, які мають повноваження щодо розгляду судової справи на момент автоматизованого розподілу, здійснюється розрахунок коефіцієнтів навантаження;

із числа суддів, які мають повноваження щодо розгляду судової справи на момент автоматизованого розподілу з урахуванням визначених автоматизованою системою коефіцієнтів навантаження здійснюється визначення судді для розгляду конкретної судової справи за принципом випадковості.

• Визначення суддів, які мають повноваження щодо розгляду судової справи на момент автоматизованого розподілу, здійснюється згідно з вимогами підпункту 2.3.3 пункту 2.3 Положення, Засад використання автоматизованої системи документообігу суду, а також з урахуванням дотримання правил поєднання судових справ.
• Коефіцієнт навантаження судді на момент автоматизованого розподілу судової справи розраховується за формулою:

К_Н = Сума (Вага_Судової_Справи) / КтРД,

де:    К_Н                  - коефіцієнт навантаження судді на

момент автоматизованого розподілу судової

справи;

Сума                 -розраховується як сума ваги

(Вага_Судової_Справи)     кожної судової справи, які були

розподілені на суддю, починаючи з початку поточного року до моменту автоматизованого розподілу поточної судової справи;

Вага_Судової_Справи  -розраховується для кожної судової

де:

К_СКЛАДН * К_ФУС / К_АДМІН, -коефіцієнт   складності судової справи (категорії судової справи), що підлягає автоматизованому розподілу (повинен бути більше 0);                                -коефіцієнтформи участі судді в розгляді судової справи на момент автоматизованого розподілу цієї судової справи; -коефіцієнтадміністративних посад - коефіцієнт участі судді у судовій справі при виконанні суддею інших повноважень, не пов’язаних із здійсненням правосуддя на момент розподілу судової справи (повинен бути в межах від 0,4 до 1); -кількість робочих днів, у які судді розподілялися судові справи, починаючи з початку календарного року.

К_СКЛАДН

К ФУС

К АДМІН

КтРД

справи, яка була розподілена на суддю, починаючи з початку поточного року до моменту автоматизованого розподілу поточної судової справи, за формулою:

• Обрання судді за випадковим числом здійснюється відповідно до коефіцієнту навантаження судді на момент автоматизованого розподілу судової справи.
• Копія табеля обліку використання робочого часу щодо суддів , що складається для виплати заробітної плати, вноситься головним спеціалістом (з питань персоналу) до автоматизованої системи не пізніше наступного робочого дня після підписання цього табеля.
• Здійснення автоматизованого розподілу судових справ без урахування правил, зазначених у підпункті 2.3.4 пункту 2.3 Засад, не допускається.

Повноваження зборів суддів щодо здійснення автоматизованого розподілу

судових справ між суддями

• Збори суддів мають право запроваджувати спеціалізацію суддів з розгляду конкретних категорій судових справ.

Спеціалізація суддів визначається із розрахунку розподілу не менше двох суддів на одну спеціалізацію.

• Якщо розгляд справи здійснюється колегіально, склад колегії суддів визначається автоматизованою системою.

Збори суддів можуть визначити склади постійно діючих колегій суддів.

• Збори суддів мають право визначати особливості здійснення автоматизованого розподілу судових справ:

у випадках виконання суддями іншої роботи, не пов’язаної із здійсненням правосуддя (узагальнення судової практики, аналізи стану здійснення судочинства, участь у спеціальній підготовці кандидата на посаду судді, підготовці суддів та працівників апаратів судів, а також здійснення науково-викладацької діяльності в Національній школі суддів України);

у випадках виявлення значної різниці в навантаженні на суддів (колегію суддів);

у випадках знеструмлення електромережі суду, виходу з ладу обладнання або комп'ютерних програм чи настання інших обставин, які унеможливлюють функціонування автоматизованої системи, що триває понад п’ять робочих днів, згідно з вимогами підпункту 2.3.48 пункту 2.3 Засад;

які відповідно до законодавства підлягають реєстрації та/або розгляду в неробочі дні.

які підлягали передачі раніше визначеному в судовій справі головуючому судді (судді- доповідачу) у випадках відсутності такого судді, якщо це призведе до неможливості розгляду цих справ та матеріалів у розумні строки (підпункт 2.3.41 пункту 2.3 Засад);

у випадках повернення до суду вищої інстанції судової справи, в якій судові рішення скасовувались з передачею судової справи на новий розгляд до суду (крім справ, у яких наявні обставини, що виключають повторну участь суддів у розгляді справи, в тому числі перегляд справи за нововиявленими обставинами та ін.

у разі повторного надходження до суду позовних заяв, апеляційних і касаційних скарг, з передбачених процесуальним законом підстав.

стосовно суддів, щодо яких за рішенням зборів суддів запроваджується (змінюється) спеціалізація з розгляду конкретних категорій справ.

у разі неможливості визначення судді-доповідача з числа суддів відповідної спеціалізації, у разі неможливості визначити склад колегії з числа суддів відповідної спеціалізації.

у інших передбачених законом випадках, через які суддя не може здійснювати правосуддя або брати участь у розгляді судових справ (в тому числі і у випадку обрання щодо судді запобіжного заходу з покладанням на нього обов’язків, які унеможливлюють здійснення ним правосуддя або участь у розгляді судових справ, та/або у випадку ухвалення Вищою радою правосуддя рішення про тимчасове відсторонення судді від здійснення правосуддя).

• Збори суддів мають право визначати коефіцієнт складності категорій судових справ, особливості розподілу судових справ при виконанні суддею інших повноважень, не пов’язаних із здійсненням правосуддя, коефіцієнт адміністративних посад, коефіцієнт, що враховує форму участі судді в розгляді судової справи тощо.
• Збори суддів мають право зменшити навантаження щодо розгляду справ на суддів, які обіймають адміністративні посади в суді або виконують інші обов'язки, не пов'язані із здійсненням правосуддя (секретаря судової палати, секретаря Пленуму, вченого секретаря НКР та судді, визначеного доповідачем щодо проекту постановиПленуму або довідки про вивчення чи узагальнення судової практики, а також є членами Ради суддів України або здійснюють науково-викладацьку діяльність у Національній школі суддів України), але не більш ніж на шістдесят відсотків порівняно з навантаженням інших суддів.
• Збори суддів мають право визначати необхідність врахування при розрахунку коефіцієнта навантаження судді на момент автоматизованого розподілу судової справи днів, у які не розподіляються щодо конкретного судді судові справи.
• Збори суддів мають право розглядати питання щодо настання обставин, які унеможливлюють участь судді у розгляді судових справ, що може мати наслідком порушення строку розгляду судових справ, передбаченого відповідним процесуальним законом.
• Зміни до налаштувань автоматизованої системи згідно з підпунктами 3.10­2.3.16 пункту 2.3 Засад, вносяться не пізніше одного робочого дня, що передує даті їх застосування, визначеній зборами суддів.

Автоматизований розподіл судових справ між суддями

• Автоматизований розподіл судових справ між суддями (колегіями суддів) здійснюється з урахуванням спеціалізації суддів, у тому числі спеціалізації зі здійснення кримінального провадження щодо неповнолітніх.

За допомогою автоматизованого розподілу визначається також запасний суддя та слідчий суддя.

Автоматизований розподіл клопотань про надання дозволу на проведення негласної слідчої (розшукової) дії здійснюється між слідчими суддями, визначеними статтею 247 КПК України.

Відмова судді від отримання розподіленої в установленому порядку судової справи не допускається.

• Автоматизований розподіл судових справ між суддями в судах, в яких відсутня спеціалізація або її застосування неможливе, здійснюється між усіма суддями.
• Судові справи підлягають автоматизованому розподілу між суддями, які мають на момент автоматизованого розподілу судових справ повноваження для здійснення процесуальних дій.
• Якщо судова справа підлягає розгляду (перегляду) колегією суддів, при автоматизованому розподілі судових справ автоматизованою системою визначається головуючий суддя.

Після визначення судді-доповідача (головуючого судді) автоматизованою системою визначається склад колегії суддів із числа всіх суддів з урахуванням їх спеціалізації (за її наявності).

Якщо збори суддів визначили персональний склад постійних колегій суддів, то автоматизована система визначає склад колегії з числа суддів основного складу цієї колегії.

У разі неможливості визначити необхідну кількість суддів з постійної колегії суддів, автоматизована система визначає суддів, яких не вистачає, з числа резервних суддів цієї колегії.

У разі неможливості визначити склад колегії з числа суддів основного складу постійної колегії суддів та резервних суддів, автоматизована система визначає суддів, яких не вистачає, з числа всіх суддів з урахуванням їх спеціалізації (за її наявності).

Результатом автоматизованого визначення складу колегії суддів є протокол автоматизованого визначення складу колегії суддів, що автоматично створюється автоматизованою системою.

• Відповідно до визначеного процесуальним законодавством принципу незмінності складу суду, розгляд справи, як правило, проводиться визначеною автоматизованою системою колегією суддів.

Тимчасова відсутність судді-члена колегії, як правило, не може бути підставою для зміни складу колегії суддів.

У разі неможливості продовження розгляду справи одним із суддів- членів колегії (призов на військову службу, відпустка у зв’язку з вагітністю та пологами, довготривале перебування на лікарняному або у відпустці тощо) заміна судді-члена колегії здійснюється автоматизованою системою на підставі мотивованого розпорядження керівника апарату суду (або уповноваженої ним особи) на виконання службової записки судді-доповідача у справі з метою дотримання передбаченого законом строку розгляду цієї справи у порядку, зазначеному в підпункті 2.3.21 пункту 2.3 Засад.

Електронний примірник такого розпорядження вноситься до автоматизованої системи не пізніше наступного робочого дня, що настає після його підписання.

У разі задоволення відводу або самовідводу заміна судді здійснюється автоматизованою системою на підставі рішення про відвід (самовідвід) у порядку, зазначеному в підпункті 2.3.21 пункту 2.3 Засад.

• Автоматизований розподіл судових справ, пов’язаних із виборчим процесом, процесом проведення референдуму, а також судових справ про встановлення або усунення обмежень щодо реалізації права на мирні зібрання, здійснюється з урахуванням навантаження судді судовими справами зазначених категорій.
• У разі одночасного перебування всіх суддів у відрядженнях, відпустках, їх тимчасової непрацездатності та в інших передбачених законом випадках, у яких суддя не може здійснювати правосуддя або брати участь у розгляді судових справ, автоматизований розподіл судових справ здійснюється автоматизованою системою у робочий день, наступний за днем, коли відпали відповідні обставини.

У разі коли в суді з об’єктивних підстав правосуддя здійснює один суддя, здійснення автоматизованого розподілу судових справ не буде порушенням вимог Засад.

• Електронний примірник наказу про відрядження (про скасування наказу про відрядження) судді вноситься головним спеціалістом ( з питань персоналу) до автоматизованої системи не пізніше наступного робочого дня, що настає після його підписання. Доступ для коригування наказу автоматично блокується автоматизованою системою.
• При об’єднанні судових справ автоматизованою системою автоматично перераховується коефіцієнт навантаження на суддю (суддів), якому передано для розгляду ці судові справи.

Не підлягають автоматизованому розподілу судові справи, які надійшли до суду для вирішення питання про їх об’єднання у порядку, визначеному частиною другою статті 334 Кримінального процесуального кодексу України.

• У разі роз’єднання (виділення) судових справ виділена в окреме провадження судова справа не підлягає автоматизованому розподілу, реєструється як така, що надійшла вперше, та передається судді, яким ухвалено рішення про роз'єднання кількох поєднаних в одному провадженні вимог у самостійні провадження чи виділення в окреме провадження.

При роз’єднанні (виділенні) судових справ системою автоматично перераховується коефіцієнт навантаження на суддю із врахуванням таких судових справ.

• Результатом автоматизованого розподілу судових справ є протокол автоматизованого розподілу судової справи між суддями, що автоматично створюється автоматизованою системою.

Одночасно з протоколом автоматизованою системою автоматично формується звіт про автоматизований розподіл судової справи між суддями. Звіт містить такі відомості: дата та час початку автоматизованого розподілу; єдиний унікальний номер судової справи; номер провадження (за наявності); категорія судової справи (за наявності); коефіцієнт складності судової справи (за наявності); інформація про учасників судового процесу (кримінального провадження); інформація про визначення повноважень суддів; інформація про визначення головуючого судді (судді-доповідача) за випадковим числом; інформація про визначення складу колегії суддів (за наявності) за випадковим числом; версія автоматизованої системи; час закінчення автоматизованого розподілу; тривалість автоматизованого розподілу. Доступ для коригування протоколу та звіту щодо автоматизованого розподілу судової справи між суддями автоматично блокується автоматизованою системою.

Доступ суддів до перегляду всіх протоколів та звітів автоматизованої системи щодо автоматизованого розподілу судової справи між суддями не може бути обмежений.

Протокол автоматизованого розподілу судової справи між суддями роздруковується, підписується та додається до матеріалів судової справи.

Звіт про автоматизований розподіл судової справи між суддями може бути роздрукований для використання в суді.

• У разі розгляду судової справи колегією суддів до протоколу та звіту автоматично включаються прізвища суддів, які входять до складу колегії із зазначенням прізвища головуючого судді (судді-доповідача).
• У разі необхідності розгляду судової справи колегією суддів у суді першої інстанції після проведення автоматизованого розподілу судової справи між суддями на підставі мотивованого розпорядження керівника апарату суду (або уповноваженої ним особи) на виконання службової записки головуючого судді здійснюється повторний автоматизований розподіл судової справи з метою збільшення складу суду у порядку, зазначеному в підпункті 2.3.21 пункту 2.3 Засад.

Результатом автоматизованого визначення складу колегії суддів є протокол автоматизованого визначення складу колегії суддів, що автоматично створюється автоматизованою системою.

Одночасно з протоколом автоматизованою системою автоматично формується звіт про визначення складу колегії суддів. Звіт містить такі відомості: дата та час початку автоматизованого визначення складу колегії суддів; єдиний унікальний номер судової справи; номер провадження (за наявності); категорія судової справи (за наявності); коефіцієнт складності судової справи (за наявності); інформація про учасників судового процесу (кримінального провадження); інформація про визначення складу колегії суддів; версія автоматизованої системи; час закінчення автоматизованого визначення складу колегії суддів; тривалість автоматизованого розподілу.

Доступ для коригування протоколу та звіту щодо автоматизованого визначення складу колегії суддів автоматично блокується автоматизованою системою.

Доступ суддів до перегляду всіх протоколів та звітів щодо автоматизованого визначення складу колегії суддів автоматизованої системи не може бути обмежений.

Протокол автоматизованого визначення складу колегії суддів роздруковується, підписується та додається до матеріалів судової справи.

Звіт про визначення складу колегії суддів може бути роздрукований для використання

в суді.

Визначення запасного судді у кримінальному провадженні

• Запасний суддя визначається за правилами автоматизованого розподілу справ між суддями.
• Результатом визначення запасного судді є протокол автоматизованого визначення запасного судді, що автоматично створюється автоматизованою системою.
• Одночасно з протоколом автоматизованою системою автоматично формується звіт автоматизованого визначення запасного судді. Звіт містить такі відомості: дата та час початку автоматизованого визначення запасного судді; єдиний унікальний номер судової справи; номер провадження (за наявності); категорія судової справи (за наявності); коефіцієнт складності судової справи (за наявності); інформація про учасників судового процесу (кримінального провадження); інформація про визначення повноважень суддів; інформація про визначення запасного судді за випадковим числом; версія автоматизованої системи; час закінчення автоматизованого визначення запасного судді; тривалість автоматизованого визначення запасного судді. Доступ для коригування протоколу та звіту автоматизованого визначення запасного судді автоматично блокується автоматизованою системою.

Доступ суддів до перегляду всіх протоколів та звітів автоматизованого визначення запасного судді автоматизованої системи не може бути обмежений.

Протокол автоматизованого визначення запасного судді роздруковується, підписується та додається до матеріалів судової справи.

Звіт про визначення запасного судді може бути роздрукований для використання в суді.

Заміна основного судді запасним суддею у кримінальному провадженні

• У разі заміни основного судді запасним суддею створюється протокол заміни основного судді запасним суддею, що автоматично створюється автоматизованою системою.
• Одночасно з протоколом автоматизованою системою автоматично формується звіт про заміну основного судді запасним суддею. Звіт містить такі відомості: дата та час початку заміни основного судді запасним суддею; єдиний унікальний номер судової справи; номер провадження (за наявності); категорія судової справи (за наявності); коефіцієнт складності судової справи (за наявності); інформація про учасників судового процесу (кримінального провадження); інформація щодо заміни основного судді запасним суддею; версія автоматизованої системи; час закінчення заміни основного судді запасним суддею; тривалість автоматизованого розподілу. Доступ для коригування протоколу та звіту щодо заміни основного судді запасним суддею автоматично блокується автоматизованою системою.

Доступ суддів до перегляду всіх протоколів та звітів щодо заміни основного судді запасним суддею автоматизованої системи не може бути обмежений.

Протокол заміни основного судді запасним суддею роздруковується, підписується та додається до матеріалів судової справи.

Звіт про заміну основного судді запасним суддею може бути роздрукований для використання в суді.

Визначення слідчого судді

• Визначення слідчого судді здійснюється за правилами автоматизованого розподілу, згідно з вимогами підпункту 2.3.4 пункту 2.3. Засад.

Кількість слідчих суддів у суді визначається зборами суддів.

Якщо склад суду складається із 3 суддів, то кількість слідчих суддів не може бути меншою 2 суддів.

• Результатом визначення слідчого судді є протокол автоматизованого визначення слідчого судді, що автоматично створюється автоматизованою системою.
• Одночасно з протоколом автоматизованою системою автоматично формується звіт про автоматизоване визначення слідчого судді. Звіт містить такі відомості: дата та час початку автоматизованого визначення слідчого судді; єдиний унікальний номер судової справи; номер провадження (за наявності); категорія судової справи (за наявності); коефіцієнт складності судової справи (за наявності); інформація про учасників судового процесу (кримінального провадження); інформація про визначення повноважень суддів; інформація про визначення слідчого судді за випадковим числом; версія автоматизованої системи; час закінчення автоматизованого визначення слідчого судді; тривалість автоматизованого розподілу.

Доступ для коригування протоколу та звіту автоматизованого визначення слідчого судді автоматично блокується автоматизованою системою.

Доступ суддів до перегляду всіх протоколів та звітів щодо автоматизованого визначення слідчого судді автоматизованої системи не може бути обмежений.

Протокол автоматизованого визначення слідчого судді роздруковується, підписується та додається до матеріалів судової справи.

Звіт про автоматизоване визначення слідчого судді може бути роздрукований для використання в суді.

Розподіл судових справ шляхом передачі судової справи раніше визначеному у судовійсправі судді

• Передача судової справи раніше визначеному судді, судді-доповідачу проводиться щодо:
• клопотань (подань, скарг), які надійшли в межах одного кримінального провадження (за номером ЄРДР), якщо інший порядок не визначений зборами суддів;
• судових справ, що надійшли із судів апеляційної або касаційної інстанцій після скасування судових рішень, які перешкоджають подальшому розгляду судової справи (крім ухвал про закриття, припинення провадження), а також судових рішень, які не перешкоджають подальшому розгляду судової справи.
• апеляційних скарг на ухвали слідчих суддів суду першої інстанції, які надійшли в межах одного кримінального провадження (за номером ЄРДР);
• апеляційних та касаційних скарг (в тому числі й тих, які подані в рамках однієї справи, але на різні судові рішення), що надійшли до суду апеляційної чи касаційної інстанції після визначення судді-доповідача у цій судовій справі якщо провадження не закінчено;
• заяви або клопотання, що надійшли для вирішення питання про прийняття додаткового судового рішення, виправлення описок та помилок, роз'яснення судового рішення, повернення судового збору;
• заяви про перегляд заочного рішення;
• заяви та клопотання з процесуальних питань, пов'язаних із виконанням судових рішень, подані до суду, що розглядав справу;
• матеріалів кримінального провадження щодо особи, стосовно якої вже здійснюється судове провадження, у випадку, передбаченому частиною другою статті 334 Кримінального процесуального кодексу України;
• зустрічних позовів та позовів третіх осіб, які заявляють самостійні вимоги щодо предмета спору в судовій справі, у якій відкрито провадження;
• заяв про відновлення втраченого судового провадження;
• заяв про забезпечення позову, доказів, поданих після подання позовної заяви;
• заяв про перегляд судового рішення за нововиявленими обставинами за виключенням випадків, визначених законом;
• позовних заяв, які надійшли після подання до суду заяви про забезпечення позову або доказів;
• справ про адміністративні правопорушення щодо особи, яка вчинила декілька адміністративних правопорушень, якщо ці справи надійшли в один день;
• справ про адміністративні правопорушення, які поверталися суддею на доопрацювання;
• За відсутності заборони у процесуальному законі збори суддів мають право передбачити інші випадки передачі судових справ (проваджень) раніше визначеному в судовій справі судді, судді-доповідачу.
• У разі відсутності раніше визначеного в судовій справі головуючого судді (судді-доповідача) у випадках, передбачених підпунктами 2.3.39.1-2.3.39.15, підпунктом 2.3.39 пункту 2.3 Засад, такі судові справи та матеріали підлягають автоматизованому розподілу за правилами, визначеними Засадами.
• Результатом розподілу судової справи шляхом передачі судової справи раніше визначеному у судовій справі судді є протокол передачі судової справи раніше визначеному складу суду, що створюється в автоматизованій системі відповідальною особою апарату суду.

Протокол передачі судової справи раніше визначеному судді роздруковується, підписується та додається до матеріалів судової справи.

Повторний автоматизований розподіл судових справ між суддями

• Повторний автоматизований розподіл судових справ між суддями застосовується у випадках визначених законом, а також з метою заміни одного, декількох суддів, всього складу суду, збільшення складу суду в порядку, визначеному підпунктами 2.3.4, 2.3.21 Засад.
• Винятково у разі, коли суддя (судді) у передбачених законом випадках не може (не можуть) продовжувати розгляд справи, невирішені судові справи передаються для повторного автоматизованого розподілу за вмотивованим розпорядженням керівника апарату суду (особи, яка виконує його обов'язки), що додається до матеріалів справи.

Електронний примірник такого розпорядження вноситься до автоматизованої системи не пізніше наступного робочого дня, що настає після його підписання.

• Судова справа підлягає повторному автоматизованому розподілу у разі, якщо суддя, в провадженні якого перебувала судова справа, зазначена в підпункті 2.3.39 пункту 2.3 Засад, на момент повернення її із суду апеляційної чи касаційної інстанцій не працює в цьому суді або таку судову справу неможливо передати судді з підстав, зазначених у пункті 2.3.3 Засад.
• За вмотивованим розпорядженням керівника апарату суду (особи, яка виконує його обов’язки) здійснюється повторний автоматизований розподіл судових справ у разі виявлення очевидних помилок в налаштуваннях автоматизованої системи діловодства суду при автоматизованому розподілі справ, що призвели до порушення порядку визначення судді (колегії суддів) для розгляду справи.

Електронний примірник такого розпорядження вноситься до автоматизованої системи не пізніше наступного робочого дня, що настає після його підписання.

• Результатом повторного автоматизованого розподілу судової справи є протокол повторного автоматизованого розподілу судової справи між суддями, що автоматично створюється автоматизованою системою.

Одночасно з протоколом автоматизованою системою автоматично формується звіт про повторний автоматизований розподіл судової справи між суддями суду. Звіт містить такі відомості: дата та час початку повторного автоматизованого розподілу; єдиний унікальний номер судової справи; номер провадження (за наявності); категорія судової справи (за наявності); коефіцієнт складності судової справи (за наявності); інформація про учасників судового процесу (кримінального провадження); інформація щодо визначення повноважень суддів; інформація про визначення головуючого судді (судді-доповідача) за випадковим числом; інформація про визначення складу колегії суддів; підстави проведення повторного автоматизованого розподілу; версія автоматизованої системи; час закінчення повторного автоматизованого розподілу; тривалість автоматизованого розподілу.

Доступ для коригування протоколу та звіту щодо повторного автоматизованого розподілу судової справи між суддями автоматично блокується автоматизованою системою.

Доступ суддів до перегляду всіх протоколів та звітів щодо повторного автоматизованого розподілу судової справи між суддями автоматизованої системи не може бути обмежений.

Протокол повторного автоматизованого розподілу судової справи між суддями роздруковується, підписується та додається до матеріалів судової справи.

Звіт про повторний автоматизований розподіл судової справи між суддями може бути роздрукований для використання в суді.

• Результатом повторного автоматизованого визначення запасного судді є протокол повторного автоматизованого визначення запасного судді, що автоматично створюється автоматизованою системою.

Результатом повторного автоматизованого визначення слідчого судді є протокол повторного автоматизованого визначення слідчого судді, що автоматично створюється автоматизованою системою.

Одночасно з протоколом автоматизованою системою автоматично формується звіт про повторне автоматизоване визначення запасного, слідчого судді. Звіт містить такі відомості: дата та час початку повторного автоматизованого визначення запасного, слідчого судді; єдиний унікальний номер судової справи; номер провадження (за наявності); категорія судової справи (за наявності); коефіцієнт складності судової справи (за наявності); інформація про учасників судового процесу (кримінального провадження); інформація про визначення повноважень суддів; інформація про визначення запасного, слідчого судді за випадковим числом; підстави проведення повторного автоматизованого визначення запасного, слідчого судді; версія автоматизованої системи; час закінчення повторного автоматизованого визначення запасного, слідчого судді; тривалість автоматизованого розподілу.

Доступ для коригування протоколу та звіту щодо повторного автоматизованого визначення запасного, слідчого судді автоматично блокується автоматизованою системою.

Доступ суддів до перегляду всіх протоколів та звітів щодо повторного автоматизованого визначення запасного, слідчого судді автоматизованої системи не може бути обмежений.

Протокол повторного автоматизованого визначення запасного, слідчого судді роздруковується, підписується та додається до матеріалів судової справи.

Звіт може бути роздрукований для використання в суді.

Автоматизований розподіл судових справ між суддями після відновлення роботи

автоматизованої системи

• Знеструмлення електромережі суду, вихід з ладу обладнання або комп'ютерних програм чи настання інших обставин, які унеможливлюють функціонування автоматизованої системи та тривають понад п’ять робочих днів, відповідно до Засад фіксуються актами, складеними комісією під головуванням керівника апарату (особи, яка виконує його обов’язки), із зазначенням у них дати, часу настання та закінчення дії відповідних обставин, причин виникнення, заходів, вжитих для їх усунення.

Електронні примірники зазначених актів вносяться до автоматизованої системи не пізніше наступного робочого дня, що настає після усунення обставин.

• Автоматизований розподіл судових справ між суддями здійснюється невідкладно після налагодження роботи автоматизованої системи або на наступний робочий день після усунення зазначених у підпункті 2.3.49 пункту 2.3 Засад обставин.
• У разі настання обставин, зазначених у підпункті 2.3.49 пункту 2.3 Засад, розподіл судових справ, які за законом мають розглядатися невідкладно з метою недопущення порушення конституційних прав громадян (судові справи, пов’язані з виборчим процесом, судові справи про встановлення або усунення обмежень щодо реалізації права на мирні зібрання, вирішення питання застосування запобіжного заходу у вигляді тримання під вартою, клопотання слідчого, прокурора про застосування заходів забезпечення кримінального провадження, клопотання про надання дозволу на обшук чи огляд житла тощо) здійснюється в порядку, визначеному Засадами.
• Не пізніше наступного робочого дня після усунення обставин, зазначених у підпункті 2.3.49 пункту 2.3 Засад, до автоматизованої системи вноситься інформація із зазначенням у хронологічному порядку номера та дати фактичного надходження кореспонденції до суду, а також інформація про її розподіл.

Неможливість автоматизованого розподілу судових справ між суддями

• У разі визначення автоматизованою системою неможливості здійснення автоматизованого (повторного автоматизованого) розподілу судових справ відповідно до підпункту 2.3.24 пункту 2.3 Засад автоматизованою системою автоматизовано створюється протокол щодо неможливості автоматизованого розподілу судової справи між суддями.

Одночасно з протоколом автоматизованою системою автоматично формується звіт про неможливість автоматизованого розподілу судових справ між суддями. Звіт містить такі відомості: дата та час початку автоматизованого розподілу; єдиний унікальний номер судової справи; номер провадження (за наявності); категорія судової справи (за наявності); коефіцієнт складності судової справи (за наявності); інформація про учасників судового процесу (кримінального провадження); інформація про визначення повноважень суддів; інформація про визначення головуючого судді (судді-доповідача) за випадковим числом; інформація про визначення складу колегії суддів (за наявності); підстави проведення повторного автоматизованого розподілу (за наявності); причини неможливості автоматизованого розподілу судових справ; версія автоматизованої системи; час закінчення автоматизованого розподілу; тривалість автоматизованого розподілу.

Доступ для коригування протоколу та звіту щодо неможливості автоматизованого розподілу судових справ між суддями автоматично блокується автоматизованою системою.

Доступ суддів до перегляду всіх протоколів та звітів щодо неможливості автоматизованого розподілу судових справ між суддями автоматизованої системи не може бути обмежений.

Протокол щодо неможливості автоматизованого розподілу судових справ між суддями роздруковується, підписується та додається до матеріалів судової справи.

Звіт про неможливість автоматизованого розподілу судових справ між суддями може бути роздрукований для використання в суді.

• У разі усунення обставин, що унеможливлюють здійснення автоматизованого (повторного автоматизованого) розподілу судових справ, такий розподіл відбувається відповідно до вимог Засад.
• Передача судових справ для подальшого розгляду суддею (колегією суддів)
• Після автоматизованого розподілу судових справ автоматизованою системою відповідальна особа суду не пізніше наступного робочого дня передає судові справи визначеному автоматизованою системою головуючому судді (судді-доповідачу).
• Інформація щодо процесуальних дій та судових рішень вноситься до автоматизованої системи відповідним користувачем автоматизованої системи.
  • Визначення присяжних
    • Визначення присяжних проводиться для розгляду: кримінального провадження в суді першої інстанції; цивільних справ в порядку окремого провадження. Присяжні визначаються шляхом випадкового відбору зі списку присяжних із дотриманням принципу рівної ймовірності відбору. Не бере участь у випадковому відборі присяжний у період відпустки, тимчасової непрацездатності, відрядження та в інших випадках, що унеможливлюють його участь у розгляді справи у визначений законом строк, за наявності в судів відповідної інформації, за розпорядженням керівника апарату суду.

Протокол попереднього відбору присяжних створюється автоматизованою системою, роздруковується, підписується та додається до матеріалів судової справи.

Доступ для коригування протоколу попереднього відбору присяжних автоматично блокується автоматизованою системою.

Доступ суддів до перегляду всіх протоколів попереднього відбору присяжних автоматизованої системи не може бути обмежений.

• У випадках, визначених Кримінальним процесуальним кодексом України, автоматизованою системою здійснюється автоматизоване визначення присяжних з числа осіб, які внесені до списку присяжних, в кількості семи осіб.
• Якщо після виконання вимог, передбачених частинами першою - п'ятою статті 387 Кримінального процесуального кодексу України, присяжних залишилось не менша кількість від необхідної для участі в судовому провадженні, автоматизованою системою визначаються три основні та два запасні присяжні з додержанням принципу рівної ймовірності відбору з числа присяжних, що не були звільнені або відведені від участі у судовому провадженні.
• Якщо після виконання вимог, передбачених частинами першою - п'ятою статті 387 Кримінального процесуального кодексу України, основних та запасних присяжних залишилось менше від необхідної для участі в судовому провадженні кількості, автоматизованою системою визначається добір присяжних зі списку присяжних із додержанням принципу рівної ймовірності відбору із числа присяжних, що не були звільнені або відведені від участі в судовому провадженні.
• У випадках, визначених Цивільним процесуальним кодексом України, автоматизованою системою здійснюється автоматизоване визначення присяжних, які внесені до списку, у кількості двох осіб.
• При визначенні присяжних із загального списку присяжних виключаються ті, що в цьому році брали участь у розгляді справ більше ніж один календарний місяць, та ті, що були виключені на підставі відповідних ухвал суду в цьому судовому провадженні.
• Результатом визначення присяжних є протокол автоматизованого визначення присяжних, що автоматично створюється автоматизованою системою. Протокол автоматизованого визначення присяжних роздруковується, підписується уповноваженою особою апарату суду, відповідальною за здійснення автоматизованого визначення присяжних, та додається до матеріалів судової справи (за потреби).
• На заміну основного присяжного, який вибув з розгляду кримінального провадження, здійснюється автоматизований добір основного присяжного для розгляду кримінального провадження із числа запасних присяжних, визначених для розгляду даного кримінального провадження, із додержанням принципу рівної ймовірності відбору. Якщо на момент вибуття основного присяжного з розгляду кримінального провадження не залишилось запасних присяжних, визначених для розгляду даного кримінального провадження, які можуть брати участь у розгляді цієї справи, здійснюється додатковий автоматизований добір основного присяжного за загальними правилами автоматизованого визначення присяжних у кримінальному провадженні.

Результатом автоматизованої заміни основного присяжного запасним у кримінальному провадженні є протокол автоматизованого визначення присяжних, що автоматично створюється автоматизованою системою.

• На заміну присяжного, який вибув з розгляду цивільної справи, здійснюється додатковий автоматизований добір присяжного за загальними правилами автоматизованого визначення присяжних для розгляду цивільної справи у порядку окремого провадження.
• У разі визначення автоматизованою системою неможливості визначення присяжних автоматично створюється протокол щодо неможливості автоматизованого визначення присяжних. Протокол щодо неможливості автоматизованого визначення присяжних роздруковується, підписується та додається до матеріалів судової справи. Автоматизоване визначення присяжних здійснюється за загальними правилами, визначеними Засадами, після усунення обставин, що унеможливлюють визначення присяжних.
• Доступ для коригування протоколів щодо визначення присяжних автоматично блокується автоматизованою системою.

• Внесення до автоматизованої системи відомостей щодо набрання судовим рішенням

законної сили

• У разі закінчення строку, встановленого для подання апеляційної скарги, якщо така скарга не була подана, до автоматизованої системи вносяться відомості щодо набрання судовим рішенням законної сили. Відповідна інформація вноситься до автоматизованої системи користувачем відповідно до його функціональних обов’язків.

Суд зобов’язаний здійснювати контроль за своєчасним внесенням до автоматизованої системи відомостей про набрання судовим рішенням законної сили (у тому числі за результатами розгляду судом апеляційної чи касаційної інстанції) та направлення таких відомостей до Єдиного державного реєстру судових рішень.

Відомості про набрання судовим рішенням законної сили (у тому числі за результатами розгляду судом апеляційної чи касаційної інстанції) вносяться до автоматизованої системи відповідальною особою суду відповідно до її функціональних обов’язків або головуючим суддею (суддею-доповідачем).

Персональну відповідальність за організацію в суді своєчасного внесення до автоматизованої системи відомостей про набрання судовим рішенням законної сили (у тому числі за результатами розгляду судом апеляційної чи касаційної інстанції), направлення таких відомостей до Єдиного державного реєстру судових рішень несе керівник апарату суду.

• У суді до автоматизованої системи вносяться відомості про набрання судовим рішенням законної сили, які направляються до Єдиного державного реєстру судових рішень:

у разі ухвалення судового рішення, яке не може бути оскаржене, не пізніше наступного робочого дня після виготовлення та підписання повного тексту відповідного судового рішення. У разі прийняття рішення за наслідками розгляду у письмовому провадженні - не пізніше наступного робочого дня після набрання судовим рішенням законної сили;

у разі закінчення строку для подання апеляційної скарги, якщо таку скаргу не було подано.

• Надання інформації про стан розгляду судових справ
  • На виконання вимог закону надається інформація щодо дати надходження судової справи до суду, єдиного унікального номера судової справи, номера провадження (за наявності), прізвища учасників процесу, дати та часу призначення судової справи до розгляду, місця проведення судового засідання, дати розгляду судової справи, а також інформація про надходження апеляційних чи касаційних скарг, заяв про перегляд судових рішень за нововиявленими обставинами, за виключними обставинами.
  • Видача копії судового рішення здійснюється відповідно до процесуального законодавства і Закону України "Про доступ до судових рішень".
  • Виконавчий документ формується в автоматизованій системі та видається судом, який ухвалив відповідне рішення, в паперовій або електронній формі, в порядку, визначеному процесуальним законодавством.
  • На вебпорталі судової влади України щоденно оприлюднюється така інформація:

список судових справ, призначених до розгляду (дата та час розгляду судової справи; склад суду; єдиний унікальний номер судової справи; сторони у справі; суть судової справи). У разі, якщо суд розташований в декількох приміщеннях, у списку зазначається адреса приміщення суду.

список апеляційних скарг (єдиний унікальний номер судової справи; дата надходження судової справи; сторони у судовій справі; дата надходження апеляційної скарги; дата надсилання судової справи до апеляційного суду). Такий список оприлюднюється на вебсайтах місцевих судів;

список автоматично розподілених судових справ (єдиний унікальний номер судової справи; дата надходження судової справи; дата визначення складу суду; склад суду; сторони у судовій справі; суть судової справи);

інформація щодо стадій розгляду судових справ (назва суду; єдиний унікальний номер судової справи; номер провадження; дата реєстрації; склад суду; сторони у судовій справі; суть судової справи; стадія розгляду судової справи; звіт про автоматизований розподіл судової справи);

інформація щодо офіційного оприлюднення оголошень у справах.

Не оприлюднюється інформація щодо сторін та суті судової справи, якщо таке обмеження встановлено чинним законодавством.

Списки формуються автоматично на підставі внесеної до автоматизованої системи інформації.

• Централізоване зберігання процесуальних та інших документів,

виготовлених у судах

• Електронні примірники судових рішень та інших документів, виготовлених у суді, а також електронні примірники наказів керівника апарату суду щодо визначення функціональних обов’язків, прав користувачів автоматизованої системи, надання та позбавлення права доступу до неї (в тому числі визначення уповноваженої особи апарату суду, відповідальної за здійснення автоматизованого розподілу судових справ), розпоряджень керівника апарату суду щодо призначення повторного автоматизованого розподілу судових справ, наказів голови суду про відрядження (про скасування наказів про відрядження) суддів, рішень (витягів з рішень) зборів суддів, актів щодо знеструмлення електромережі суду, виходу з ладу сервера автоматизованої системи та інших умов, що впливають на функціонування автоматизованої системи відповідно до Засад, протокол передачі судової справи раніше визначеному у судовій справі судді створюються в автоматизованій системі із застосуванням вбудованого редактора текстів з використанням спеціальних шаблонів, які передбачають використання відповідних полів вводу показників із переліку відомостей про судову справу (перелік показників передбачається змістом кожного окремого документа).

Електронний примірник кожного документа зберігається в автоматизованій системі в стані "Оригінал" після їх підписання автором (авторами).

У визначених законодавством випадках електронний примірник документа може бути підписано уповноваженою особою.

Доступ для коригування зазначених документів автоматично блокується автоматизованою системою.

З метою ідентифікації документа та його швидкого пошуку в автоматизованій системі для кожного документа автоматизованою системою автоматично формується унікальний ідентифікатор. Структура унікального ідентифікатора є такою: код бази даних суду, унікальний ідентифікатор документа в базі даних суду, тип документа та тип юрисдикції.

У такий спосіб створюються оригінали електронних документів суду, які зберігаються в базі даних автоматизованої системи документообігу суду та надсилаються в автоматичному режимі до центральної бази даних автоматизованої системи.

• Електронна картка судової справи разом з електронними документами, що додані до картки судової справи, автоматично пересилаються до центральної бази даних автоматизованої системи не рідше одного разу на дві години.

• Надсилання електронних документів до державних реєстрів та інформаційних

систем інших державних органів і установ

2.9Л. Електронні примірники судових рішень, засвідчені КЕП, направляються до Єдиного державного реєстру судових рішень у порядку, визначеному Порядком ведення Єдиного державного реєстру судових рішень.

• Надсилання оригіналів електронних документів суду до державних реєстрів та інформаційних систем інших державних органів і установ здійснюється автоматизованою системою в автоматичному режимі відповідно до регламентів, затверджених спільними наказами ДСА України та відповідних державних органів і установ.
  • Підготовка статистичних даних

2.10.1 Автоматизована система забезпечує:

введення у повному обсязі первинних даних відповідно до переліку відомостей про судові справи відповідними користувачами автоматизованої системи;

перевірку в автоматичному режимі умов логічного контролю введених первинних даних відповідно до переліку відомостей про судові справи;

формування статистичних звітів в автоматичному режимі на підставі наявних даних в автоматизованій системі документообігу суду;

перевірку в автоматичному режимі умов логічного контролю статистичних звітів суду;

зведення статистичних звітів та іншої статистичної інформації в автоматичному режимі;

формування узагальнюючих та аналітичних показників в автоматичному режимі;

передачу та отримання офіційних статистичних звітів у межах автоматизованої системи документообігу суду:

від місцевих судів до територіальних управлінь ДСА України;

від територіальних управлінь ДСА України до ДСА України;

від місцевих, апеляційних та вищих спеціалізованих судів до ДСА України та Верховного Суду;

формування іншої оперативної статистичної звітності на підставі наявних даних в автоматизованій системі документообігу суду за будь-який період часу для отримання інформації про поточну ситуацію в суді з метою здійснення аналізу щодо підвищення продуктивності, ефективності та якості судових процедур.

• Форми статистичної звітності та періодичність їх подання затверджуються наказами ДСА України.
• Електронний примірник кожного статистичного звіту зберігається в автоматизованій системі в стані "Оригінал" після його підписання автором.

У визначених законодавством випадках електронний примірник звіту може бути підписано уповноваженою особою.

Доступ для коригування зазначеного статистичного звіту автоматично блокується автоматизованою системою.

Для кожного статистичного звіту автоматизованою системою автоматично формується унікальний ідентифікатор.

У такий спосіб створюються оригінали електронних статистичних звітів, які надсилаються в автоматичному режимі до центральної бази даних автоматизованої системи.

• Передача судових справ до електронного архіву

2.11 До електронного архіву суду передаються усі відомості щодо розглянутих судових справ, які внесені до бази даних автоматизованої системи.

• Забезпечення безпеки автоматизованої системи та моніторинг її функціонування
• Забезпечення захисту інформаційних ресурсів автоматизованої системи здійснюється шляхом застосування засобів і методів технічного захисту інформації, впровадження організаційних та інженерно-технічних заходів комплексної системи захисту інформації, спрямованих на недопущення блокування інформації, несанкціонованого доступу до неї, її модифікації або спотворення.
• Забезпечення цілісності та збереження інформаційних ресурсів автоматизованої системи здійснюється шляхом застосування відповідного програмного забезпечення і технічних ресурсів, комплексів, організаційних заходів.
• Для підтримки працездатності автоматизованої системи, моніторингу її функціонування суд надсилає до адміністратора автоматизованої системи базу даних автоматизованої системи суду не пізніше наступного робочого дня після отримання від адміністратора автоматизованої системи відповідного запиту.
• Доручення адміністратора автоматизованої системи щодо порядку функціонування автоматизованої системи в судах є обов’язковими до виконання.
• Збори суддів за необхідності заслуховують керівника апарату суду з питань функціонування автоматизованої системи, стану розподілу судових справ з метою дотримання збалансованого навантаження суддів.
• Інформація щодо стану навантаження на кожного суддю є відкритою для суддів та не може бути обмежена.