Про затвердження переліку посад, перебування на яких передбачає роботу з документами та переліку відомостей, що становлять службову інформацію з грифом «Для службового користування» та «Для службового користування» Літер «М»; Інструкції про порядок ведення обліку, зберігання, використання і знищення документів та інших матеріальних носіїв інформації, що містять службову інформацію з грифом «Для службового користування» та «Для службового користування» Літер «М», визначення відповідальних осіб

ПЕРЕЛІК  відомостей, що становлять службову інформацію з грифом «Для службового користування» та «Для службового користування» Літер «М» у Волочиському районному суді Хмельницької області

1. Відомості з питань мобілізаційної підготовки

1.1 Відомості про виконання законів, інших нормативно-правових актів з питань мобілізаційної підготовки.

1.2. Відомості про військовозобов'язаних, заброньованих за Волочиським районним судом Хмельницької області.

1.3. Відомості про виділення будівель, споруд, транспортних та інших матеріально-технічних засобів Збройним Силам України, іншим військовим формуванням в особливий період.

1.4  Відомості про довгострокові та річні програми мобілізаційної підготовки.

1.5  Відомості про заходи мобілізаційної підготовки, мобілізаційного плану щодо показників із праці та кадрів, джерел забезпечення кадрами потреб на особливий період.

1.6 Відомості про заходи з мобілізаційної підготовки та мобілізаційного плану щодо забезпечення діяльності суду в особливий період.

1.7 Відомості про потребу в асигнуваннях і фактичні фінансові витрати на мобілізаційну підготовку.

1. З питань організаційно-управлінської діяльності

2.1. Внутрівідомча службова кореспонденція, доповідні записки, рекомендації, якщо вони пов′язані з розробкою напряму діяльності суду або здійсненням контрольних функцій, процесом прийняття рішень і передують публічному обговоренню та/або прийняттю рішення (за умови дотримання сукупності вимог, передбачених частиною другою статті 6 Закону України "Про доступ до публічної інформації").

2.2. Документи суду, що містять службову інформацію інших державних органів, органів місцевого самоврядування, підприємств, установ й організацій.

III. Відомості з питань криптографічного захисту інформації

3.1. Відомості (за окремими показниками) про: зміст, стан, наявність недоліків в організації чи забезпеченні безпеки, плани розвитку системи криптографічного захисту службової інформації, порядок застосування (роботи) засобів криптографічного захисту службової інформації, результати розробки, виробництва, досліджень та експлуатації цих засобів і порядок забезпечення режиму безпеки під час їх проведення, крім тих, що становлять державну таємницю.

3.2. Відомості про взаємодію суду з органами державної влади, підприємствами, установами та організаціями у сфері криптографічного захисту службової та секретної інформації, якщо ці відомості не становлять державної таємниці.

3.3. Відомості про порядок використання, поводження, технічні характеристики засобів криптографічного захисту службової інформації.

3.4. Відомості про номенклатуру, кількість засобів криптографічного захисту службової інформації, місця їх розташування.

1. I З питань технічного захисту інформації

4.1. Відомості з питань технічного захисту інформації, вимога щодо захисту якої встановлена законодавством, якщо вони не розкривають норми (вимоги) та методики контролю технічного захисту інформації, крім тих, що становлять державну таємницю.

4.2. Відомості про планування, організацію запровадження заходів, фактичний стан, наявність недоліків в організації захисту інформації щодо окремого об'єкта інформаційної діяльності, інформаційної (автоматизованої), інформаційно-комунікаційної системи, де циркулює (або передбачена циркуляція) інформація, вимога щодо захисту якої встановлена законодавством, крім тих, що становлять державну таємницю. Рекомендації щодо приведення стану захисту інформації на зазначених об'єктах і системах у відповідність із вимогами законодавства, крім тих, що становлять державну таємницю.

4.3. Відомості про зміст заходів, склад засобів комплексу технічного захисту інформації або комплексної системи захисту інформації, призначених для захисту інформації, вимога щодо захисту якої встановлена законодавством (крім тих, що становлять державну таємницю), на конкретному об'єкті інформаційної діяльності або в конкретній інформаційній (автоматизованій) чи інформаційно-комунікаційній системі.

4.4. Відомості про взаємодію із суб'єктами владних повноважень, військовими формуваннями, підприємствами, установами та організаціями незалежно від форм власності з питань організації технічного захисту інформації, вимога щодо захисту якої встановлена законом, крім тих, що становлять державну таємницю.

4.5. Відомості про взаємодію із суб'єктами владних повноважень, військовими формуваннями, підприємствами, установами та організаціями державної форми власності з питань їх оточення і розміщення навколо них іноземних дипломатичних представництв, консульських установ, представництв міжнародних та іноземних організацій.

4.6. Відомості про наукові відкриття, винаходи, зміст, результати науково-дослідних (дослідно-конструкторських) робіт, зміст державних програм, планів, що спрямовані або можуть бути спрямовані на вдосконалення заходів технічного захисту інформації, вимога щодо захисту якої встановлена законодавством, крім тих, що становлять державну таємницю.

4.7. Відомості про організацію заходів щодо створення комплексної системи захисту інформації в ІТС, що містяться у протоколах, звітах, підготовлених та оформлених за результатами нарад і зустрічей з представниками органів державної влади, підприємств, установ.

4.8. Відомості про склад та структуру, результати державної експертизи комплексних систем захисту інформації в інформаційно-телекомунікаційних системах, заходи, які здійснюються при її проведенні, способи (методи) і порядок проведення цих заходів, що містяться в матеріалах державних експертиз у сфері технічного захисту інформації (що не становить державної таємниці), а також узагальнені відомості щодо виданих/зареєстрованих атестатів відповідності комплексних систем захисту інформації в інформаційно-телекомунікаційних системах вимогам нормативних документів.

4.9. Відомості про виконання контрольно-наглядових функцій з питань криптографічного та технічного захисту інформації, протидії технічним розвідкам та/або процесом прийняття рішень у цій сфері, що не становлять державної таємниці.

4.10. Відомості про зміст проектів нормативно-правових актів і нормативних документів у сфері технічного захисту інформації, а також матеріалів, що їх супроводжують у процесі розроблення до затвердження документів і введення їх в дію, якщо необхідність цього визнана розробником.

4.11. Загальні відомості, що розкривають сферу нормативного регулювання відомчих нормативно-правових актів і нормативних документів з питань технічного захисту секретної інформації (у тому числі назва документа, який введений в дію), якщо ці відомості не становлять державної таємниці.

1. Діяльність з питань запобігання та виявлення корупції

5.1. Відомості про зміст заходів, що розкривають конкретні завдання щодо запобігання корупційним правопорушенням та аналітичну (прогнозовану) інформацію за їх результатами, розголошення яких може завдати негативних наслідків репутації або правам інших осіб.

1. Несекретне діловодство

6.1. Відомості про втрату документів, виробів або інших матеріальних носіїв інформації, яким надано гриф "Для службового користування", та про факт розголошення службової інформації.

6.2. Відомості, отримані від інших органів державної влади, місцевого самоврядування, військових формувань, підприємств, установ та організацій, яким ними надано гриф обмеження доступу.

VII. З питань захисту критичної інфраструктури

7.1. Відомості за сукупністю всіх показників щодо ідентифікації об'єктів критичної інфраструктури та віднесення їх до категорій критичності.

7.2. Відомості про умови та вимоги функціонування критичної інфраструктури залежно від стану і динаміки розвитку (зокрема, у режимі функціонування у кризовій ситуації, режимі відновлення).

7.3. Відомості про організацію та комплекс заходів, що вживаються для захисту об'єктів критичної інфраструктури залежно від визначених видів загроз.

7.4. Відомості що обробляються (приймаються, передаються, зберігаються) в системах управління технологічними процесами об'єктів критичної інфраструктури.

7.5. Відомості про підготовку та перевірку персоналу, який відповідає за охорону, безпеку та захист об'єктів критичної інфраструктури.

VIII. З питань цивільного захисту

8.1. Відомості щодо планування, організації та виконання заходів з цивільного захисту й охорони судів на особливий період.

IХ. З питань по роботі з персоналом

9.1. Відомості про кадрове забезпечення та роботу з кадрами, про персональні дані суддів та працівників апарату суду та кандидатів на зайняття вакантних посад державних службовців, особові справи (у тому числі архівні справи), матеріали проведення і результати перевірок працівників та кандидатів на зайняття вакантних посад в суді.

9.2. Дисциплінарні справи державних службовців, які займають посади категорій "Б" і "В".

 

 

ПЕРЕЛІК посад у Волочиському районному суді Хмельницької області, перебування на яких передбачає роботу з документами, що містять гриф «Для службового користування»

1. Голова суду
2. Суддя
3. Керівник апарату суду
4. Заступник керівника апарату суду
5. Головний спеціаліст (з питань персоналу)
6. Головний спеціаліст (з інформаційних технологій)
7. Старший секретар суду
8. Помічник судді
9. Секретар судового засідання
10. Секретар суду
11. Судовий розпорядник

 

 

ІНСТРУКЦІЯ про порядок ведення обліку, зберігання, використання і знищення документів та інших матеріальних носіїв інформації, що містять службову інформацію з грифом «Для службового користування» та «Для службового користування» Літер «М» у Волочиському районному суді Хмельницької області

Загальна частина

1. Ця Інструкція визначає єдині вимоги до ведення обліку, зберігання, використання і знищення документів та інших матеріальних носіїв інформації (далі - документи), що містять службову інформацію, зібрану під час провадження оперативно-розшукової, контррозвідувальної діяльності, діяльності у сфері оборони держави, та іншу службову інформацію (далі - службова інформація), у Волочиському районному суді Хмельницької області (далі - суд).
2. В суді утворюється комісія з питань роботи із службовою інформацією, яка постійно діє, положення про яку та склад якої затверджуються наказом голови суду.
3. Основними завданнями комісії з питань роботи із службовою інформацією є:

• складення на підставі пропозицій членів комісії та з урахуванням вимог законодавства переліку відомостей, що становлять службову інформацію (далі - перелік відомостей), і подання його на затвердження голові суду;
• перегляд документів з грифом “Для службового користування” або грифом “Для службового користування” Літер «М» з метою його підтвердження або скасування;
• розгляд документів з грифом “Для службового користування” або грифом “Для службового користування” Літер «М» на предмет встановлення в них відомостей, що містять відкриту інформацію, яка може бути використана під час опрацювання запитів на публічну інформацію;
• розслідування на підставі рішення голови суду фактів втрати документів з грифом “Для службового користування” або грифом “Для службового користування” Літер «М» та розголошення службової інформації;
• розгляд питання щодо присвоєння грифа “Для службового користування” або грифа “Для службового користування” Літер «М» документам, що містять службову інформацію, яка не передбачена переліком відомостей, за поданням осіб, які підписують такий документ.

До складу комісії з питань роботи із службовою інформацією включаються працівники апарату суду, в яких створюється службова інформація, а також працівники, відповідальні за виконання відповідних функцій в суді.

4. Перелік відомостей складається відповідно до вимог частини другої статті 6та статті 9Закону України “Про доступ до публічної інформації”, затверджується головою суду та оприлюднюється на її офіційному веб-сайті, а за відсутності такого веб-сайту - в інший прийнятний спосіб.

4^-1. В умовах воєнного чи надзвичайного стану перелік відомостей складається з урахуванням тимчасових обмежень конституційних прав і свобод людини і громадянина, прав і законних інтересів юридичних осіб, встановлених Указом Президента України про введення воєнного чи надзвичайного стану в Україні, затвердженим Верховною Радою України.

5. Працівники, яким доручено опрацьовувати документ, що містить службову інформацію, визначаються головою суду, його заступниками, у резолюції до такого документа.
6. Організація в суді роботи з документами, що містять службову інформацію, покладається на окрему посадову особу (далі - служба діловодства).

Облік, формування справ, зберігання та використання документів з відмітками “Літер “М”, “Літер “К” та “СІ” провадяться посадовими особами, відповідальними в суді за мобілізаційну роботу, криптографічний захист інформації, роботу з документами з питань спеціальної інформації.

7. Служба діловодства ознайомлює працівників суду з інструкцією про порядок ведення обліку, зберігання, використання і знищення документів та інших матеріальних носіїв, що містять службову інформацію (далі - інструкція), під розпис.
8. Документам, що містять службову інформацію, присвоюється гриф “Для службового користування”. На документах, що містять службову інформацію з:

мобілізаційних питань, додатково проставляється відмітка “Літер “М”;

питань криптографічного захисту службової інформації, - відмітка “Літер “К”;

питань спеціальної інформації, - відмітка “СІ”.

Категорії документів, на яких проставляється відмітка “Літер “К”, визначаються нормативно-правовими актами Адміністрації Держспецзв’язку.

9. Питання щодо необхідності присвоєння документу грифа “Для службового користування” або грифа “Для службового користування” Літер «М» вирішується виконавцем або посадовою особою, яка підписує документ, відповідно до переліку відомостей та з дотриманням вимог частини другої статті 6тастатті 9 Закону України “Про доступ до публічної інформації”.
10. До прийняття рішення про присвоєння документу грифа “Для службового користування” або грифа “Для службового користування” Літер «М» особи, зазначені в пункті 9 цієї Інструкції, повинні:

1) перевірити, чи належить інформація, яку містить документ, до категорій, визначених у частині першій статті 9 Закону України “Про доступ до публічної інформації”;

2) встановити, чи належить відповідна інформація до такої, доступ до якої згідно із законом не може бути обмежено, в тому числі шляхом віднесення її до службової інформації;

3) перевірити дотримання сукупності вимог, передбачених частиною другою статті 6 Закону України “Про доступ до публічної інформації”.

В окремих випадках питання щодо необхідності присвоєння документу грифа “Для службового користування” або грифа “Для службового користування” Літер «М» може бути розглянуто комісією з питань роботи із службовою інформацією за поданням посадової особи, яка підписуватиме документ.

11. Забороняється використовувати для передачі службової інформації відкриті канали зв’язку.

У разі виникнення необхідності в передачі (надсиланні) документів, що містять службову інформацію, юридичним особам, громадським об’єднанням без статусу юридичної особи та фізичним особам, на яких не поширюються вимоги цієї Інструкції, останні беруть на себе письмове зобов’язання стосовно нерозголошення отриманої службової інформації.

Керівники юридичних осіб, громадських об’єднань без статусу юридичної особи та фізичні особи за розголошення службової інформації несуть відповідальність відповідно до закону.

12. Відповідальність за організацію та забезпечення дотримання в суді порядку ведення обліку, зберігання та використання документів, що містять службову інформацію, покладається на керівника апарату суду.

Особи, винні у порушенні порядку ведення обліку, зберігання, використання і знищення документів та інших матеріальних носіїв інформації, що містять службову інформацію, їх втраті або розголошенні службової інформації, що в них міститься, притягуються до дисциплінарної або іншої відповідальності, передбаченої законом.

13. Під час роботи з документами з грифом “Для службового користування” або грифа “Для службового користування” Літер «М» застосовуються положення Типової інструкції з діловодства в міністерствах, інших центральних та місцевих органах виконавчої влади, затвердженої постановою Кабінету Міністрів України від 17 січня 2018 р. № 55 (Офіційний вісник України, 2018 р., № 23, ст. 770), та ДСТУ 4163-2020, що регламентують порядок складення та оформлення організаційно-розпорядчих документів.

Створення, відправлення, передавання, одержання, зберігання, оброблення, використання та знищення електронних документів з грифом “Для службового користування” або грифа “Для службового користування” Літер «М» в суді здійснюється відповідно до вимог законодавства, що регулює питання роботи з електронними документами та питання електронного документообігу.

14.Використання інформаційних, телекомунікаційних, інформаційно-телекомунікаційних систем чи засобів копіювально-розмножувальної техніки, що застосовуються під час обробки службової інформації, здійснюється на підставі розпорядчого документа голови суду з дотриманням вимог законодавства у сфері захисту інформації.

15. Особливості ведення обліку, зберігання, передачі, пересилання, транспортування і знищення документів з відміткою “Літер “К”, засобів криптографічного захисту службової інформації, ключових документів, нормативної, технічної (експлуатаційної) документації визначаються нормативно-правовими актами Адміністрації Держспецзв’язку.
16. У разі ліквідації суду рішення про подальше користування документами з грифом “Для службового користування” або грифом “Для службового користування” Літер «М» приймає ліквідаційна комісія.
17. Державні архівні установи надають консультаційну та методичну допомогу з питань діловодства стосовно документів, що містять службову інформацію, підготовки справ до передавання на архівне зберігання.

Приймання та реєстрація документів

18. Приймання та реєстрація документів з грифом “Для службового користування”, крім документів, зазначених в абзаці другому цього пункту, здійснюється централізовано службою діловодства.

Порядок приймання та реєстрації документів з грифом “Для службового користування”, які містять відмітки “Літер “М”, “Літер “К”, “СІ”, визначається цією інструкцією.

19. У разі надходження у неробочий час конвертів (паковань) з документами з грифом “Для службового користування” або грифом “Для службового користування” Літер «М» вони приймаються черговим працівником суду, який, не розкриваючи, передає їх наступного робочого дня до служби діловодства під розписку в журналі обліку конвертів (паковань) за формою згідно з додатком 1.
20. Забороняється доставляти у неробочий час документи з грифом “Для службового користування” або грифом “Для службового користування” Літер «М» в суди, в яких не передбачене цілодобове чергування.
21. Вхідна кореспонденція з грифом “Для службового користування” розкривається працівником служби діловодства, відповідальним за діловодство стосовно документів, що містять службову інформацію. При цьому перевіряється відповідність кількості аркушів, примірників, додатків до документів та їх реєстраційних індексів зазначеним на конверті (пакованні) та у супровідному листі.
22. У разі ведення окремої реєстрації документів з грифом “Для службового користування” з мобілізаційних питань, з питань криптографічного захисту службової інформації та з питань спеціальної інформації конверти (паковання) з відмітками “Літер “М”, “Літер “К” та “СІ”, що надійшли до служби діловодства, передаються нерозкритими посадовим особам, відповідальним за виконання відповідних видів робіт в суді, під розписку в журналі обліку пакетів (паковань) із зазначенням дати їх отримання та проставленням печатки “Для пакетів”.
23. За відсутності вкладень або порушення їх цілісності (невідповідності кількості аркушів, додатків до документа), пошкодження конверта (паковання), що призвело до унеможливлення прочитання тексту документа або можливого несанкціонованого ознайомлення з його змістом, а також невідповідності реєстраційного індексу документа зазначеному на конверті (пакованні), документ не реєструється. При цьому складається акт за формою згідно з додатком 2у двох примірниках, один примірник якого разом з отриманими документами надсилається відправникові, другий зберігається у службі діловодства.
24. Надіслані не за адресою документи з грифом “Для службового користування” повертаються відправникові без їх розгляду.
25. Під час реєстрації вхідного документа з грифом “Для службового користування” на першому його аркуші від руки або за допомогою штампа (автоматичного нумератора) службою діловодства проставляється відмітка про надходження із зазначенням скороченого найменування суду - одержувача документа, реєстраційного індексу, дати (у разі термінового виконання - години і хвилини) одержання документа.

У разі надходження конверта (паковання) з відмітками “Літер “М”, “Літер “К” та “СІ” (у разі ведення окремої реєстрації документів з мобілізаційних питань, з питань криптографічного захисту службової інформації та з питань спеціальної інформації), а також з відміткою “Особисто” відмітка про надходження проставляється безпосередньо на конверті (пакованні) із зазначенням порядкового номера конверта (паковання) за журналом обліку конвертів (паковань) та дати його одержання.

26. Облік електронних носіїв інформації, книг та інших видань, які є додатками до вхідного супровідного листа, ведеться окремо від вхідних документів. На супровідному листі, який долучається до відповідної справи, службою діловодства проставляються номер облікової форми, порядковий номер і дата взяття додатка на облік.
27. Реєстрація вхідних, вихідних та внутрішніх документів з грифом “Для службового користування” здійснюється окремо від документів, які не містять службову інформацію, з дотриманням вимоги щодо одноразовості реєстрації.

При цьому до реєстраційного індексу документа додається відмітка “ДСК”, наприклад:

“251/04-12 ДСК; 09-05/456 ДСК; 123 ДСК”.

На документах з мобілізаційних питань та з питань спеціальної інформації перед реєстраційним індексом проставляється відмітка “М” або “СІ”, наприклад:

“М/251/04-12 ДСК; або СІ/03/175 ДСК”.

Вихідному супровідному листу та кожному додатку до нього присвоюється власний реєстраційний індекс.

Вхідному супровідному листу та додаткам до нього на паперових носіях присвоюється один номер. На кожному додатку на лицьовому боці першого аркуша проставляється відмітка, наприклад:

“До вх. 1172/03-15 ДСК від 01.09.2016”.

На додатках, що підлягають поверненню, така відмітка проставляється на зворотному боці останнього аркуша документа.

Супровідний лист, що має примітку “без додатка - відкрита інформація”, також реєструється в реєстраційних формах, що використовуються для реєстрації документів, що містять службову інформацію.

28. Реєстрація документів з грифом “Для службового користування” або грифом “Для службового користування” Літер «М» здійснюється в журналах за формою згідно з додатками 3і 4, на картках або в електронній базі даних.
29. Реєстрація документів з грифом “Для службового користування” або грифом “Для службового користування” Літер «М» в електронній базі даних здійснюється з використанням спеціальних комп’ютерних програм та дотриманням вимог щодо технічного захисту інформації, встановлених законодавством.
30. У разі реєстрації вхідних, вихідних, внутрішніх документів на картках або в електронній базі даних оформляється реєстраційно-контрольна картка за формою згідно з додатком 5.

У разі потреби реєстраційно-контрольна картка може бути доповнена іншими реквізитами.

31. Етапи проходження документів з грифом “Для службового користування” в суді повинні обов’язково відображатися у реєстраційних формах (журналах, картках, електронній базі даних).

Облік видань з грифом “Для службового користування”

32. Тираж видання з грифом “Для службового користування”, підготовлений в суді, обліковується за одним порядковим номером у журналі за формою згідно з додатком 6.
33. Відмітка про додатково надруковані примірники видання робиться у журналі, де вони реєструвалися вперше, із продовженням їх нумерації від останнього номера примірника такого видання.

Облік електронних носіїв інформації

34. Облік електронних носіїв інформації (жорстких і гнучких магнітних дисків, касет та бобін з магнітною стрічкою, дисків для лазерних систем зчитування, невід’ємної частини модулів флеш-пам’яті тощо), на які планується записувати службову інформацію, ведеться службою діловодства у журналі за формою згідно з додатком 7.
35. На захисній оболонці електронного носія інформації (пластмасовій капсулі гнучкого магнітного диска, касеті або бобіні з магнітною стрічкою, на верхньому боці диска для лазерних систем зчитування, невід’ємній частині корпусу модулів флеш-пам’яті тощо) зазначаються найменування суду, обліковий номер і дата взяття на облік електронного носія, гриф “Для службового користування” або гриф “Для службового користування” Літер «М».
36. Обліковий номер жорсткого магнітного диска зазначається на етикетці, що наклеюється на його корпусі або на опломбованому корпусі блока чи пристрою, в якому він розміщується.
37. Наклеювання на електронний носій інформації етикеток з обліковими номерами, зазначеними у пунктах 35і 36цієї Інструкції, здійснюється у спосіб, який виключає можливість розбирання пристрою без пошкодження етикетки, її непомітного видалення (зміни) або перенесення на інший носій інформації.
38. Забороняється записувати службову інформацію на електронний носій інформації, не внесений до журналу обліку електронних носіїв інформації, на які планується записувати службову інформацію.
39. Гриф “Для службового користування” та гриф «Для службового користування» Літер «М» зберігається за електронним носієм інформації до моменту його знищення.
40. Заміна електронного носія інформації з грифом “Для службового користування” або грифом “Для службового користування” Літер «М», який вийшов з ладу під час дії гарантійного строку, провадиться представником організації, що здійснює гарантійне обслуговування, тільки у приміщенні суду та у присутності працівника, якому такий носій видано в установленому порядку. Зазначений носій залишається у розпорядженні суду для подальшого знищення.

Заміна електронного носія інформації з грифом “Для службового користування” або грифом “Для службового користування” Літер «М», що вийшов з ладу під час дії гарантійного строку, в іншому порядку не дозволяється.

41. Ремонт блока чи пристрою з електронним носієм інформації, що має гриф “Для службового користування” або гриф “Для службового користування” Літер «М», проводиться в суді у присутності працівника, якому такий носій в установленому порядку видано, та у разі необхідності - працівника, який відповідає за забезпечення захисту інформації в суді. У разі виникнення необхідності в передачі за межі суду такого блока чи пристрою для виконання ремонтних робіт електронний носій інформації вилучається та зберігається працівником, якому зазначений носій виданий в установленому порядку.

Друкування і розмноження документів

42. Друкування і розмноження в суді документів з грифом “Для службового користування” або грифом “Для службового користування” Літер «М» за допомогою електронно-обчислювальної та копіювально-розмножувальної техніки провадиться з урахуванням вимог законодавства у сфері захисту інформації.

Друкування і розмноження документів з мобілізаційних питань та з питань спеціальної інформації здійснюється працівниками суду, які мають допуск до роботи з такими документами.

43. У правому верхньому куті першої сторінки документа, що містить службову інформацію, проставляються гриф “Для службового користування” та номер примірника, наприклад:

“Для службового користування Прим. № 3”.

Установа, яка є розробником документа з грифом “Для службового користування”, може зазначити на документі інформацію про заборону на розмноження (копіювання) такого документа в інших установах, наприклад:

“Для службового користування Прим. № 2 Копіюванню не підлягає”.

Відмітки “Літер “М”, “Літер “К”, “СІ”, номер примірника зазначаються нижче грифа “Для службового користування”, наприклад:

“Для службового користування Літер “М” Прим. № 2”

або

“Для службового користування Літер “К” Прим. № 2”,

або

“Для службового користування “СІ” Прим. № 2”.

44. На першій сторінці кожного додатка до документа, що містить службову інформацію, вище інших відміток проставляється гриф “Для службового користування”, наприклад:

“Для службового користування Прим. № 4 Додаток до наказу __________________ (найменування установи) ___ ______ 20___ р. №____”.

У разі коли додатки надсилаються разом із супровідним листом, після тексту листа перед підписом зазначається наявність додатків, їх обсяг, реєстраційні індекси і дати, наприклад:

“Додаток:

довідка про виконання плану заходів із впровадження нових видів продукції від 14 серпня 2016 р. № 01-25/52 ДСК на 5 арк., прим. № 2.”.

Якщо інформація з обмеженим доступом міститься тільки у додатку до документа з грифом “Для службового користування”, під таким грифом ставиться позначка “(без додатка - відкрита інформація)”, наприклад:

“Для службового користування (без додатка - відкрита інформація) Прим. № 1”.

45. У друкованих виданнях гриф “Для службового користування” і номер примірника зазначаються на обкладинці та на титульному аркуші видання. Якщо видання складається з кількох частин, такий гриф зазначається на кожній його частині, що містить службову інформацію.
46. На зворотному боці останнього аркуша примірника документа, що залишається у справі, у нижньому лівому куті зазначаються кількість надрукованих примірників; перелік номерів примірників з найменуваннями адресатів (не більше чотирьох); номер пункту переліку відомостей установи або реквізити акта комісії з питань роботи із службовою інформацією, згідно з якими інформацію віднесено до службової; назва та обліковий номер електронного носія інформації або номер автоматизованого робочого місця, з якого друкувався документ, наприклад:

“Надруковано три примірники. Прим. № 1 - Мін’юсту Прим. № 2 - Мінфіну Прим. № 3 - до справи № 02-10 Пункт 3.7 переліку відомостей АРМ інвентарний номер 5”.

47. У разі надсилання документа більш як чотирьом адресатам складається список на розсилку, в якому зазначається перелік адресатів, проставляються номери примірників, що відправляються відповідним адресатам, а замість конкретних найменувань адресатів на документі робиться узагальнений напис, наприклад:

“Прим. № 1-8 - за списком на розсилку; Прим. № 9 - до справи № 02-10”.

 

48. На кожному примірнику вихідного документа та додатках до нього на лицьовому боці в нижньому лівому куті останнього аркуша зазначаються прізвище та власне ім’я працівника, який створив документ, і номер його службового телефону, наприклад:

Марченко Петро 255 55 55

49. Після реєстрації створеного документа з грифом “Для службового користування” його чернетки і роздруковані варіанти знищуються виконавцем шляхом подрібнення або іншим способом (спалювання, розплавлення, розчинення тощо), який виключає можливість їх прочитання та відновлення.
50. Розмноження документів з грифом “Для службового користування” здійснюється службою діловодства з дозволу голови суду за умови оформлення замовлення за формою згідно з додатком 8або відповідно до резолюції голови суду.
51. На кожному примірнику розмноженого документа від руки проставляється номер примірника.
52. Документ з грифом “Для службового користування”, одержаний від іншої установи для опрацювання одночасно декількома працівниками суду, копіюється у визначеному пунктом 50цієї Інструкції порядку, якщо установа, яка є розробником документа, не встановила заборону на його розмноження.
53. Облік розмножених документів, що містять службову інформацію, ведеться в журналі за формою згідно здодатком 9.

Надсилання документів

54. Надсилання документів з грифом “Для службового користування” іншим установам у межах України здійснюється кур’єрською службою суду (кур’єрами), підрозділами урядового фельд’єгерського зв’язку, підрозділами органів спеціального зв’язку, підрозділами відомчого фельд’єгерського зв’язку у складі Збройних Сил.

У разі нагальної потреби за дозволом голови суду документи з грифом “Для службового користування” або з грифом “Для службового користування” Літер «М» в межах населеного пункту можуть бути доставлені відомчим транспортним засобом або отримані у відправника працівниками служби діловодства.

У разі надсилання документів з грифом “Для службового користування” або з грифом “Для службового користування” Літер «М» за допомогою підрозділів урядового фельд’єгерського зв’язку, відомчого фельд’єгерського зв’язку у складі Збройних Сил або органів спеціального зв’язку оформлення конвертів (паковань) повинне відповідати вимогам нормативно-правових актів, що регулюють діяльність зазначених підрозділів.

Надсилання конвертів (паковань) з відмітками “Літер “К” та “СІ” в межах України здійснюється за допомогою підрозділів урядового фельд’єгерського зв’язку, органів спеціального зв’язку або відомчого фельд’єгерського зв’язку.

Передача службової інформації (надсилання документів з грифом “Для службового користування”) телекомунікаційними, інформаційно-телекомунікаційними мережами здійснюється лише з використанням засобів криптографічного захисту інформації, що в установленому порядку допущені до експлуатації, з дотриманням вимог технічного захисту інформації.

55. Електронні носії інформації та документи з грифом “Для службового користування” або з грифом “Для службового користування” Літер «М», що підлягають поверненню, обов’язково надсилаються до суду із супровідним листом.

Видання з грифом “Для службового користування” надсилаються іншим установам разом із супровідним листом з грифом “Для службового користування”, в якому зазначаються назви (автори) видань, реєстраційні індекси, кількість та номери примірників з урахуванням вимог пункту 44 цієї Інструкції.

56. Документи з грифом “Для службового користування” або з грифом “Для службового користування” Літер «М», які надсилаються, повинні бути вкладені у конверти або упаковані у спосіб, який виключає можливість доступу та прочитання тексту чи реквізитів без порушення цілісності паковання.
57. На конвертах (пакованнях) зазначаються адреса та найменування установи-одержувача і відправника, реєстраційні індекси вкладених документів із проставленням відмітки “ДСК”. Забороняється зазначати прізвища і посади керівників установи-одержувача, а також прізвища виконавців документів.

Електронні носії інформації упаковуються в окремий конверт (паковання), на якому зазначаються дата та реєстраційний індекс супровідного листа.

58. У разі надсилання документів, які повинні бути розкриті певною посадовою особою установи особисто, їх упаковують в окремий конверт, у правому верхньому куті якого нижче грифа “Для службового користування” проставляється відмітка “Особисто”, а в його нижній правій частині зазначаються посада, прізвище, власне ім’я одержувача. Такий конверт вкладається в інший конверт, що оформляється відповідно до вимог, визначених пунктом 57цієї Інструкції. У лівому верхньому куті конверта проставляється відмітка “Подвійний конверт”.
59. У разі надсилання документів з мобілізаційних питань на конвертах (пакованнях) додатково проставляється відмітка “Літер “М”.
60. Надсилання документів з мобілізаційних питань в одному конверті (пакованні) з документами, що не стосуються мобілізаційних питань, не дозволяється.
61. У разі надсилання документа, що має відмітку “Літер “К” або “СІ”, його вміщують в окремий конверт, у правому куті якого нижче грифа “Для службового користування” проставляється відмітка “Літер “К” або “СІ”, а в його нижній правій частині зазначаються посада, прізвище, власне ім’я одержувача. Такий конверт вкладається в інший конверт, що оформляється відповідно до вимог, визначених пунктом 56цієї Інструкції. У лівому верхньому куті конверта проставляється відмітка “Подвійний конверт”.
62. Забороняється надсилати за межі України видання з грифом “Для службового користування” з метою книгообміну або експонування на відкритих виставках, презентаціях.

 

Формування виконаних документів у справи

63. Виконані документи з грифом “Для службового користування” або з грифом “Для службового користування” Літер «М» групуються у справи згідно із затвердженою в установі зведеною номенклатурою справ. Дозволяється долучати до справи із грифом “Для службового користування” або з грифом “Для службового користування” Літер «М» документи з відкритою інформацією, якщо такі документи стосуються питань такої справи.

Документи з мобілізаційних питань долучаються до справ з мобілізаційної роботи, що мають відмітку “Літер “М”, а документи з питань спеціальної інформації - до справ з відміткою “СІ”.

64. До номенклатури справ включаються всі довідкові та реєстраційні картотеки, журнали реєстрації та обліку документів з грифом “Для службового користування” або з грифом “Для службового користування” Літер «М».
65. У графі номенклатури справ “Індекс справи” до номера справи з документами, що мають гриф “Для службового користування”, проставляється відмітка “ДСК”, наприклад:

“04-10 ДСК”.

66. На обкладинці справи, що містить документи з грифом “Для службового користування” або з грифом “Для службового користування” Літер «М», у правому верхньому куті проставляється відмітка “Для службового користування” («Для службового користування» Літер «М»).
67. У разі коли в суді створюється понад 50 документів на рік з грифом “Для службового користування” або з грифом “Для службового користування” Літер «М», їх доцільно формувати в окремі справи за видами (накази, інструкції, плани тощо).
68. У разі коли в суді створюється менш як 50 документів на рік з грифом “Для службового користування” або з грифом “Для службового користування” Літер «М», номенклатурою справ може бути передбачено формування однієї справи із заголовком “Документи з грифом “Для службового користування” (із заголовком «Документи з грифом «Для службового користування» Літер «М»). Строк зберігання такої справи не встановлюється, а у відповідній графі номенклатури справ проставляється відмітка “ЕК”, яка означає, що строк зберігання справи визначається експертною комісією суду з проведення експертизи цінності документів (далі - експертна комісія), яка утворюється та діє відповідно до  Порядку утворення та діяльності комісій з проведення експертизи цінності документів, затвердженого постановою Кабінету Міністрів України від 8 серпня 2007 р. № 1004 (Офіційний вісник України, 2007 р., № 59, ст. 2346).
69. Експертна комісія після закінчення року вивчає кожен аркуш справи “Документи з грифом “Для службового користування” та справи з грифом “Для службового користування” Літер «М» і за потреби приймає рішення про їх переформування. Документи постійного зберігання, що містяться у справі, формуються в окрему справу, якій надається окремий заголовок та яка додатково включається до номенклатури справ. Документи тимчасового зберігання залишаються у такій справі згідно із затвердженою номенклатурою справ.
70. Якщо у справі із заголовком “Документи з грифом “Для службового користування” або з грифом “Для службового користування” Літер «М» містяться лише документи тимчасового зберігання, вона може не переформовуватися, а строк зберігання такої справи визначається найдовшим строком зберігання документів, що містяться в ній. Відмітка “ЕК” у графі номенклатури справ “Строк зберігання” закреслюється і зазначається уточнений строк зберігання.
71. Документи з мобілізаційних питань та з питань спеціальної інформації зберігаються в окремих робочих папках, футлярах або пакетах, на яких зазначаються прізвища та власні імена працівників, які мають право їх розкривати.

Робочі папки, футляри або пакети з документами з мобілізаційних питань або з питань спеціальної інформації опечатуються особистою номерною металевою печаткою працівника, який безпосередньо з ними працює.

72. Документи з відміткою “Літер “К” зберігаються окремо від інших документів та долучаються до справ, що формуються службою криптографічного захисту інформації суду або працівником, відповідальним за виконання такого виду робіт.
73. Особливості зберігання справ з документами постійного зберігання з відміткою “Літер “К” визначаються Адміністрацією Держспецзв’язку.

Користування документами

74. Вхідні, вихідні, внутрішні документи з грифом “Для службового користування” передаються працівникам відповідно до резолюції голови суду.

Справи з грифом “Для службового користування”, що зберігаються у службі діловодства, видаються у тимчасове користування працівникам суду на підставі замовлення за формою згідно з додатком 10, резолюції голови суду або затвердженого головою суду списку працівників, які мають право працювати з відповідною справою.

Допуск працівників суду до роботи з документами, що містять службову інформацію з мобілізаційних питань або з питань спеціальної інформації, здійснюється на підставі списку, складеного постійного діючою комісією з питань роботи із службовою інформацією з грифом «Для службового користування» або з грифом “Для службового користування” Літер «М», і затвердженого головою суду.

75. Справи та видання з грифом “Для службового користування” видаються у тимчасове користування і приймаються під розписку в журналі за формою згідно з додатком 11.
76. Робота з документами з мобілізаційних питань та з питань спеціальної інформації проводиться в окремо виділених і належним чином обладнаних службових приміщеннях з дотриманням вимог, які унеможливлюють ознайомлення із змістом таких документів сторонніх осіб.
77. Під час приймання справи від працівника проводиться перевірка наявності кожного аркуша всіх документів справи відповідно до її внутрішнього опису.
78. Справи з грифом “Для службового користування”, що зберігаються в архівному підрозділі (архіві) суду, видаються у тимчасове користування працівникам суду на підставі замовлення за формою згідно з додатком 12.

Про видачу справ з грифом “Для службового користування” з архівного підрозділу (архіву) суду робиться запис у книзі видачі справ у робочі приміщення суду.

79. Справи з грифом “Для службового користування” видаються для тимчасового користування на строк, що не перевищує одного місяця.
80. За наявності письмових клопотань інших установ або припису на право проведення перевірки згідно з наданими законом повноваженнями документи з грифом “Для службового користування”, їх копії і витяги з них за письмовим дозволом або резолюцією голови суду можуть видаватися працівникам інших установ.

На лицьовому боці підготовлених копій документів у правому верхньому куті першого аркуша документа проставляється відмітка “Копія”. Витяги з документів оформляються на відповідному бланку.

81. Копії документів та витяги з них засвідчуються службою діловодства або іншою визначеною в інструкції посадовою особою, наприклад:

“Згідно з оригіналом Начальник відділу діловодства (підпис) 20 липня 2016 року”.

Олександр ПАВЛЕНКО

82. Після ознайомлення з документами з грифом “Для службового користування” на зворотному боці запиту або припису на право проведення перевірки робиться запис про документи (реєстраційні дані, заголовки), з якими ознайомлено працівника іншої установи.
83. У разі потреби працівник іншої установи робить витяги з виданих йому документів з грифом “Для службового користування” у робочому зошиті, що має зазначений гриф, який після завершення роботи з документами надсилається установі, що робила запит на ознайомлення.

Порядок оформлення робочого зошита визначається інструкцією установи.

84. Працівник іншої установи може ознайомитися із змістом документа з грифом “Для службового користування”, отриманим від іншої установи, лише за письмовою згодою установи - розробника такого документа. Зазначена вимога не поширюється на представників органів державного нагляду (контролю) під час виконання ними відповідних функцій згідно із законодавством.
85. Забороняється використовувати службову інформацію, що міститься в документах з грифом “Для службового користування”, для відкритих виступів або опублікування у засобах масової інформації та демонструвати такі документи на стендах, у вітринах на відкритих виставках або в інших громадських місцях.

У разі надходження до суду запиту на інформацію, що міститься у документі, якому присвоєно гриф “Для службового користування”, здійснюється з урахуванням вимог пункту 87 цієї Інструкції перегляд такого документа з метою перевірки відповідності запитуваної інформації сукупності вимог, передбачених частиною другою статті 6 Закону України “Про доступ до публічної інформації”, щодо обмеження доступу до інформації на момент надходження запиту. Авторові запиту надається інформація в тій частині, доступ до якої відповідно до зазначеного Закону не обмежено.

За наявності в запитуваному документі інформації з обмеженим доступом для надсилання запитувачеві виготовляється його копія, в якій слова, речення чи зображення, що містять інформацію з обмеженим доступом, ретушуються у спосіб, який виключає подальше відтворення ретушованого. З такої копії документа виготовляється інша копія, яка надсилається запитувачеві. Копія запитуваного документа, що ретушувалася, зберігається разом з документами з відповідного запиту та може використовуватися повторно в разі надходження до суду іншого запиту на інформацію, що міститься у такому документі.

Перегляд документів з грифом “Для службового користування”

86. Перегляд документів з грифом “Для службового користування” проводиться з метою підтвердження наявності або відсутності в них відомостей, що становлять службову інформацію, не рідше ніж один раз на п’ять років.

Скасування грифа “Для службового користування” здійснюється за відсутності законних підстав для обмеження у доступі до службової інформації, які існували раніше.

Перегляд документів з грифом “Для службового користування” з метою можливого скасування грифа обов’язково здійснюється під час підготовки:

справ для їх передачі до архівного підрозділу (архіву) суду;

документів Національного архівного фонду для їх передачі на постійне зберігання до державних архівних установ, архівних відділів міських рад.

87. Рішення про скасування грифа “Для службового користування” чи його підтвердження приймається комісією з питань роботи із службовою інформацією суду - розробника документа або відповідною комісією установи-правонаступника чи установи вищого рівня, якщо установа - розробник документа припинила свою діяльність.
88. За рішенням комісії з питань роботи із службовою інформацією строк обмеження доступу до справ (документів) може бути продовжений.
89. Рішення комісії з питань роботи із службовою інформацією оформляється протоколом, що підписується головою і секретарем комісії та набирає чинності з моменту затвердження протоколу головою суду. У протоколі зазначаються види документів, їх реєстраційні дані, заголовки та номери за номенклатурою або описом справ, з яких знімається гриф “Для службового користування” або строк обмеження доступу до яких продовжено.

Витяг з протоколу або його засвідчена копія передається разом із справами до архівного підрозділу (архіву) суду, а у разі передачі документів Національного архівного фонду на постійне зберігання - до державних архівних установ, архівних відділів міських рад.

90. Про скасування грифа “Для службового користування” письмово повідомляються всі установи, яким надсилався такий документ. За потреби можуть надсилатися витяги з протоколу засідання комісії з питань роботи із службовою інформацією.
91. На обкладинках справ та документах гриф “Для службового користування” погашається працівником служби діловодства (архівного підрозділу) суду шляхом його закреслення тонкою рискою та зазначення нижче на вільному від тексту місці дати і номера відповідного протоколу засідання комісії з питань роботи із службовою інформацією. Такі відмітки вносяться до реєстраційних та облікових форм, номенклатури та опису справ.

Підготовка справ до передачі на архівне зберігання та знищення

92. Експертиза цінності документів з грифом “Для службового користування” або з грифом “Для службового користування” Літер «М» та їх підготовка до архівного зберігання здійснюються в установленому законодавством порядку.

У кінці кожної закінченої справи з грифом “Для службового користування” або з грифом “Для службового користування” Літер «М» на окремому аркуші робиться засвідчувальний напис, в якому зазначаються цифрами і словами кількість аркушів у справі, кількість аркушів внутрішнього опису, а також:

наявність літерних і пропущених номерів аркушів;

номери аркушів з наклеєними фотографіями, кресленнями, вирізками тощо;

номери великоформатних аркушів;

номери конвертів з укладеннями;

кількість аркушів укладень.

Після засвідчувального напису працівник, який сформував справу, ставить підпис із зазначенням посади, прізвища і дати, який засвідчується печаткою служби діловодства або печаткою “Для пакетів”. Усі наступні зміни у складі справи (пошкодження аркушів, заміна документів копіями, долучення нових документів) зазначаються у засвідчувальному написі з посиланням на відповідний розпорядчий документ.

Справи з грифом “Для службового користування” або з грифом “Для службового користування” Літер «М» після проведення експертизи цінності документів, що містяться в ній, підшиваються через чотири проколи спеціальними суровими нитками або дратвою. Справи постійного та тривалого (понад десять років) строків зберігання та особові справи оправляються у тверду обкладинку.

93. Справи постійного та тривалого зберігання з грифом “Для службового користування” або з грифом “Для службового користування” Літер «М» та особові справи включаються у відповідні описи справ разом з документами, що містять відкриту інформацію. При цьому в описі до номера справи та у графі “Індекс справи (тому, частини) з документами з грифом “Для службового користування” або з грифом “Для службового користування” Літер «М» додається відмітка “ДСК” або «ДСК» Літер «М».
94. Під час передачі справ з грифом “Для службового користування” або з грифом “Для службового користування” Літер «М» на постійне зберігання до державної архівної установи, архівного відділу міської ради суд, як установа-фондоутворювач, разом з актом приймання-передавання справ, оформленим в установленому порядку, подає державній архівній установі, архівному відділу міської ради лист, у якому визначається порядок користування такими справами.
95. Вилучені для знищення за результатами експертизи цінності справи з грифом “Для службового користування” або з грифом “Для службового користування” Літер «М», строк зберігання яких закінчився, включаються до акта про вилучення для знищення документів, не внесених до Національного архівного фонду (далі - акт про вилучення документів), що складається відповідно до вимог, установлених щодо всіх справ суду в цілому.

Знищення видань з грифом “Для службового користування”, що зберігаються у бібліотеках, здійснюється згідно з актом, який складається відповідно до встановлених вимог.

96. Документи, справи, видання з грифом “Для службового користування” або з грифом “Для службового користування” Літер «М», вилучені для знищення експертною комісією суду у складі не менше трьох членів, підлягають знищенню шляхом подрібнення носіїв інформації або в інший спосіб (спалювання, розплавлення, розчинення тощо), який виключає можливість їх прочитання та відновлення.

Електронні носії інформації знищуються або переробляються у спосіб, що виключає можливість повного або часткового відновлення збереженої на них інформації.

В умовах особливого періоду, що настає з моменту оголошення рішення про мобілізацію (крім цільової) або доведення його до виконавців стосовно прихованої мобілізації чи з моменту введення воєнного стану в Україні або в окремих її місцевостях та охоплює час мобілізації, воєнний час і частково відбудовний період після закінчення воєнних дій, та у разі виникнення реальної загрози захоплення документів, справ, видань, електронних носіїв інформації з грифом “Для службового користування” або з грифом “Для службового користування” Літер «М», а також неможливості забезпечення їх вивезення в безпечні місця вони знищуються способами, установленими абзацами першим та другим цього пункту.

Рішення про негайне знищення таких документів, справ, видань, електронних носіїв інформації приймає голова суду, де вони зберігаються, а за відсутності з ним екстреного зв’язку - відповідальна за їх зберігання посадова особа.

Факт знищення підтверджується актом про вилучення документів і є підставою для внесення позначки про знищення документів в облікові форми.

 

97. В акті про вилучення документів робиться запис про знищення відповідних документів, справ із зазначенням прізвищ, власних імен членів експертної комісії, їх підписів, дати знищення, наприклад:

“Справи № 25 ДСК, № 30 ДСК, № 80 ДСК знищено шляхом подрібнення. Члени експертної комісії установи: (підпис)   Петро МАРЧЕНКО (підпис)   Олександр ПАВЛЕНКО (підпис)   Віктор ІВАНЕНКО 10 лютого 2016 р.”.

 

98. Після знищення документів з грифом “Для службового користування” або з грифом “Для службового користування” Літер «М» в облікових формах (картках, журналах, номенклатурах справ, описах справ тривалого (понад десять років) зберігання робиться відмітка “Документи знищено. Акт від ___ ________ 20__ р. № __”.
99. Телефонні та адресні довідники, стенографічні записи з грифом “Для службового користування”, друкарський брак, виявлений під час друкування видань із зазначеним грифом, можуть знищуватися без акта про вилучення документів, але з відміткою в облікових формах, що засвідчується підписами не менш як трьох працівників суду, які провели таке знищення.

Забезпечення збереженості документів та проведення перевірки їх наявності

100. Справи з грифом “Для службового користування” або з грифом “Для службового користування” Літер «М» з дати їх створення (надходження) зберігаються за місцем формування справ згідно із затвердженою зведеною номенклатурою справ до моменту їх передачі в архівний підрозділ (архів) суду.
101. Документи і справи з грифом “Для службового користування” або з грифом “Для службового користування” Літер «М» зберігаються у шафах, сейфах, що розташовані у службових приміщеннях або сховищах архіву.

Порядок виготовлення, ведення обліку, використання металевих печаток та порядок ведення обліку шаф, сейфів і ключів від них визначаються керівником апарату суду.

Зберігання документів і справ із грифом “Для службового користування” або з грифом “Для службового користування” Літер «М» здійснюється працівниками, які безпосередньо отримали їх під розписку, у спосіб, що унеможливлює доступ до них сторонніх осіб.

102. Документи з грифом “Для службового користування” або з грифом “Для службового користування” Літер «М» можуть перебувати у працівників на виконанні протягом строку, необхідного для виконання завдання, за умови дотримання вимог їх зберігання, визначених пунктом 101цієї Інструкції.
103. Передача документів з грифом “Для службового користування” працівникам суду здійснюється через службу діловодства з проставленням відповідної відмітки в облікових формах.
104. Забороняється переміщення документів з грифом “Для службового користування” з однієї справи до іншої без повідомлення служби діловодства. Про всі переміщення документів робляться відповідні відмітки в облікових формах, у тому числі внутрішніх описах.

Вилучення справ або окремих документів із справ з грифом “Для службового користування” або з грифом “Для службового користування” Літер «М» забороняється. В окремих випадках на підставі рішення слідчого судді, суду архівний підрозділ (архів) суду або служба діловодства за письмовою вказівкою голови суду здійснює вилучення оригіналів необхідних документів або справ. При цьому у архіві повинні залишитися протокол про вилучення документів з їх засвідченими копіями.

105. Документи з грифом “Для службового користування” або з грифом “Для службового користування” Літер «М» не дозволяється виносити за межі суду, лише у разі виникнення необхідності в їх узгодженні, підписанні в установах, розташованих у межах одного населеного пункту. Винесення документа з грифом “Для службового користування” за межі суду здійснюється на підставі резолюції голови суду. При цьому документ повинен бути вкладений у конверт або упакований у такий спосіб, щоб виключити можливість його прочитання.
106. Особі, відрядженій до іншого населеного пункту, забороняється мати при собі документи з грифом “Для службового користування” або з грифом “Для службового користування” Літер «М». У разі потреби такі документи надсилаються за призначенням до початку відрядження.
107. В окремих випадках, зокрема у разі термінового позапланового відрядження, голова суду ставить на доповідній записці служби діловодства резолюцію, згідно з якою дає дозвіл на перевезення документів з грифом “Для службового користування” або з грифом “Для службового користування” Літер «М» до іншого населеного пункту за умови, що такі документи перевозяться групою у складі не менше двох працівників, які повинні виконувати роботу з ними з дотриманням заходів, що унеможливлюють несанкціоноване ознайомлення з текстом таких документів.
108. Стан організації роботи з документами, що містять службову інформацію (наявність та фізичний стан усіх документів, взятих на облік, справ, видань, електронних носіїв інформації з грифом “Для службового користування” або з грифом “Для службового користування” Літер «М»), не рідше ніж один раз на рік перевіряється комісією з питань проведення перевірки наявності документів з грифом “Для службового користування” після завершення діловодного року та формування справ.

Строк проведення перевірки та склад комісії з питань її проведення визначаються відповідним наказом голови суду.

До складу комісій з питань проведення перевірки наявності документів з грифом “Для службового користування” з відмітками “Літер “М”, “Літер “К” та “СІ” залучаються лише особи, допущені до роботи з такими документами.

109. Перевірка наявності справ та видань з грифом “Для службового користування” або з грифом “Для службового користування” Літер «М» в архівах та бібліотеках, де зберігається понад 1000 таких справ та видань, проводиться не рідше ніж один раз на п’ять років.
110. Результати перевірок, зазначених у пунктах 108і 109цієї Інструкції, оформляються актом за формою згідно з додатком 13.

Працівник, якому стало відомо про факт втрати документа, що містить службову інформацію, та про можливе розголошення відомостей, що становлять службову інформацію, невідкладно інформує про такий факт голову суду та службу діловодства.

У разі втрати документа, що містить службову інформацію, письмово повідомляється установі, від якої цей документ отримано. Про втрату документа, що містить службову інформацію, зібрану під час провадження оперативно-розшукової, контррозвідувальної діяльності, діяльності у сфері оборони держави, або можливе розголошення такої службової інформації повідомляється також органові СБУ із зазначенням обставин втрати документа (розголошення відомостей) та про вжиті заходи.

У разі втрати, відсутності відомостей про місцезнаходження або виникнення підозри про можливий доступ сторонніх осіб до інформації або документа, яким надана відмітка “Літер “К”, засобів криптографічного захисту службової інформації, технічної (експлуатаційної) документації, ключових даних невідкладно письмово інформується Адміністрація Держспецзв’язку.

111. Факти втрати документів або розголошення відомостей, які містять службову інформацію, розслідує комісія з питань роботи із службовою інформацією. Для розслідування окремих фактів втрати документів або розголошення відомостей, які містять службову інформацію (далі - розслідування), за рішенням голови суду може утворюватися спеціальна комісія.
112. Спеціальна комісія має право отримувати від працівників суду письмові та усні пояснення з питань, що є предметом розслідування, витребувати необхідні документи (їх копії), оглядати приміщення і сховища.
113. Члени комісії з питань роботи із службовою інформацією та спеціальної комісії несуть персональну відповідальність за повноту, всебічність і об’єктивність висновків розслідування, нерозголошення інформації, яка стосується розслідування.
114. За результатами розслідування, яке триває не довше ніж один місяць, складається акт, що підписується членами комісії з питань роботи із службовою інформацією або спеціальної комісії та подається голові суду на затвердження. За наявності обґрунтованих пропозицій відповідної комісії, прийнятих на її засіданні, строк проведення розслідування може бути продовжено за резолюцією голови суду не більш як на один місяць.

Розслідування починається з дати підписання розпорядчого документа про його проведення та завершується датою затвердження акта про результати проведення розслідування.

115. В окремому розділі акта про результати проведення розслідування зазначаються обставини, причини та умови настання відповідного випадку, рівень заподіяної шкоди або негативного впливу на діяльність суду, а також наводиться перелік втрачених документів.
116. Відмітка про втрату документів вноситься службою діловодства до реєстраційних та облікових форм із зазначенням реєстраційних даних акта про результати проведення розслідування.
117. Довідка про причини відсутності втрачених документів, підписана головою суду, передається до архівного підрозділу суду для включення її до справи.

 

ПОРЯДОК ведення обліку шаф, сейфів і ключів від них, в яких зберігаються справи  з  грифом “Для службового користування” та з грифом «Для службового користування» Літер "М"                              у Волочиському районному суді Хмельницької області

Порядок обліку та використання шаф, сейфів і ключів від них, в яких зберігаються справи з грифом “Для службового користування”  (далі – ДСК) та з грифом «Для службового користування» Літер «М» (далі ДСК Літер «М»),  встановлює єдиний підхід і регламентує процедуру щодо взяття на облік, видачу, використання та зберігання  шаф, сейфів і ключів від них, Волочиського районного суду Хмельницької області  (далі – Суд).

Порядок розроблено у відповідності з вимогами чинного законодавства України та Типової інструкції про порядок ведення обліку, зберігання, використання і знищення документів та інших матеріальних носіїв інформації, що містять службову інформацію, затвердженої постановою КМУ від 19.10.2016 №736 (із змінами та доповненнями) і є обов’язковим до виконання суддями та працівниками апарату Суду.

Для постійного або тимчасового (протягом робочого дня) зберігання матеріальних  носіїв, справ та документів з грифом  ДСК та ДСК Літер «М» територіальне управління Державної судової адміністрації України у Хмельницькій області забезпечує Суд  необхідною кількістю сейфів або металевих шаф.

Ключі від шаф та сейфів мають бути взяті на контроль і видаватися керівником апарату суду або особою, яка  виконує його обов’язки, виключно працівникам Суду, які призначені відповідальними особами за діловодство та ведення мобілізаційної роботи або особам, які тимчасового виконують їх обов’язки.

Відповідальність за організацію обліку, видачі та зберігання шаф, сейфів та ключів покладається на керівника  апарату суду, а за користування ними – на відповідальних  працівників.

Тимчасове зберігання матеріальних носіїв службової  інформації (протягом робочого дня) дозволяється тільки у сховищах (сейфах, металевих шафах), які взято на облік наказом керівника апарату.

На верхній частині шафи та сейфа має бути наклеєно показник, на якому зазначено:

Сховище № __________ . 
 Відповідальний ________ (власне ім’я, прізвище). 

Забороняється  залишати  без нагляду відкриті шафи (сейфи)  в робочий час. У неробочий час шафи (сейфи) повинні бути обов’язково  замкненими.

При довгостроковій відсутності працівника, відповідального за користування шафою (сейфом) (відпустка, відрядження, хвороба тощо), ключі при необхідності передаються керівнику парату суду або заступнику керівника апарату суду.

Відкриття шафи, сейфу при відсутності відповідального працівника (у виключних випадках), проводиться постійно діючою комісією з питань роботи із службовою інформацією з грифом “Для службового користування” та «Для службового користування» Літер «М» у Волочиському районному суді Хмельницької області.

Про втрату ключів від шафи, сейфа відповідальний працівник зобов‘язаний терміново повідомляти керівника аппарату суду та  подати пояснення по факту втрати. 

Забороняється виготовляти дублікати ключів від шаф, сейфів, які призначені для зберігання матеріальних носіїв службової  інформації.